Warenwirtschaft – Beschaffungsprozesse optimieren

In Zeiten gestiegener wirtschaftlicher Komplexität und wachsender Herausforderungen des Marktes gehören integrierte Geschäftsprozesse zu den Schlüsselfaktoren für Unternehmen. Gerade der Klein- und Mittelstand profitiert im hart umkämpften Wettbewerb von durch vereinfachte Abläufe gewonnener Produktivität. Für die Steuerung und Automatisierung komplexer Geschäftsvorgänge sorgen vor allem Enterprise-Management-Systeme. Hinter diesem Begriff verbirgt sich eine Weiterentwicklung klassischer ERP-Lösungen, die alle Unternehmensprozesse aus einer Oberfläche heraus vollumfänglich, transparent und größtmöglich digital vernetzt abbildet, dabei modular aufgebaut ist und plötzlich eintretenden Veränderungen der Rahmenbedingungen flexibel begegnet. 

Seit vielen Jahren ist die Sage GmbH als Anbieter innovativer ERP-Produkte für den deutschen Mittelstand etabliert. Als langjähriger Entwicklungs-Partner möchten wir Ihnen die Sage 100cloud in einer fünfteiligen Reihe näher vorstellen. In Teil 2 stellen wir die Wichtigkeit eines guten Warenwirtschaftsmoduls in den Mittelpunkt. Von der Stammdatenerfassung, über Einkaufs- und Verkaufsvorgänge bis hin zur Lagerführung erweist sich die Warenwirtschaft der Sage 100cloud als wahres Multitalent. 

Zentrales Steuerelement im Unternehmen

Seit in den 1960er Jahren das Computing Einzug auch in produzierende Unternehmen hielt, helfen computergestützte Software-Programme bei der Abwicklung der Warenwirtschaft. Waren derartige Systeme lange Zeit nur für große Player erschwinglich und an leistungsstarke Hardware gebunden, profitieren heutzutage auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vom Einsatz moderner WaWi-Lösungen. Als wichtigster Bestandteil modular aufgebauter Enterprise-Resource–Planning (ERP)-Software, stellt die Warenwirtschaft die zentrale Steuereinheit im Unternehmen dar. Dank ihrer vielseitigen Funktionalitäten und einer zentralen sowie digitalen Verwaltung bietet sie abteilungsübergreifend Mehrwert in Vertrieb, Einkauf, Lager und Versand, aber auch für die Finanzbuchhaltung, das Controlling, Marketing und nicht zuletzt für die Geschäftsleitung.

Was können Warenwirtschaftssysteme leisten?

Warenwirtschaftssysteme geben einen Überblick über den Warenbestand im Lager und ermöglichen es dem Nutzer, verkaufs- oder einkaufsseitige Abläufe sowie Kunden- und Warendaten effizient zu steuern. Dazu zählt das Management aller Stamm- und Bewegungsdaten eines Unternehmens. Hier steht vor allem die Bestellabwicklung im Vordergrund, wobei auch die Verwaltung von Lagerplätzen, Retouren, Reklamationen und Kommissionierungen nicht zu kurz kommen darf. Angebote, Aufträge und Rechnungen können somit schnell und ohne viel Aufwand erstellt werden. Die hohe Verfügbarkeit von Daten erleichtert darüber hinaus die Erstellung von Statistiken, welche wiederum als Grundlage für Prozessoptimierung und Jahresbilanzierung herangeführt werden können. Ein weiteres Einsatzgebiet von Warenwirtschaftssystemen ist die Inventur. Egal ob Stichtagsinventur oder permanente Inventur, ein gewisser Grad an Automatisierung erleichtert die Durchführung und spart Nerven und Zeit. 

Die Sage 100cloud Warenwirtschaft

Die Sage GmbH bietet im Rahmen der Sage 100cloud ein modulbasiertes System an, welches es dem Kunden ermöglicht, einzelne Bestandteile gezielt anhand seiner Bedürfnisse auszuwählen. Damit ist der Übergang vom offenen zum geschlossenen Warenwirtschaftssystem fließend. Ist nur die WaWi in Betrieb, kann es ohne weiteres als effiziente Stand-Alone-Lösung gebraucht werden. In Kombination mit anderen Modulen, wie der Produktion, dem Rechnungswesen oder der HR Suite Plus, profitiert der Kunde von Vorteilen und Synergieeffekten aus dem Zusammenspiel aller Komponenten. Im Idealfall sind alle Aufgaben deshalb in einer Komplettlösung gebündelt. Auch die Weiterentwicklung der Sage 100cloud Warenwirtschaft zum integrierten System ist möglich. Ohne Weiteres können Webshops, DMS, Banken oder Branchenlösungen angebunden werden. 

Ein weiterer, um nicht zu sagen der entscheidende Vorteil der Sage 100cloud liegt, wie im ersten Teil unserer Beitragsreihe bereits angesprochen, in der Skalierbarkeit des Systems, die einerseits die Vorteile eines Standard-Systems nicht angreift, auf der anderen Seite das Programm jedoch zur ausgewiesenen Individual-Software anhebt. Dadurch werden spezielle Anforderung gewahrt, ohne dass der Kunde auf die kontinuierliche Pflege des Systems verzichten muss. Dadurch sind Unannehmlichkeiten durch Prorammfehler in der Sage 100cloud Warenwirtschaft so gut wie ausgeschlossen. 

Die Warenwirtschaft der Sage 100cloud ist mit allen wichtigen Funktionen für Auftragsbearbeitung, Bestellwesen und Lagerwirtschaft ausgestattet. Individuelle Belegarten und flexible Workflows entlasten die Mitarbeiter bei der Abwicklung unternehmensinterner Abläufe. Durch das automatisierte Bestellwesen ermittelt das System Bestellvorschläge, die auf individuellen Dispositionsansätzen und Wiederbeschaffungszeiten basieren. So können Lieferanten miteinander verglichen und zielgerichtet bestellt werden. Mit den umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten sind darüber hinaus Lagerein- und -ausgänge und die unerwünschten Ladenhüter schnell identifiziert. 

Die Sage 100cloud ist seriennummernfähig, kann mit Artikelvarianten umgehen und Chargenpflicht berücksichtigen. Auch Kommissionierung und Inventur stellen mit der Software-Lösung kein Problem dar. Änderungen der lokalen Gesetzgebung oder der EU sind ohnehin jederzeit pünktlich und zuverlässig per Update verfügbar.

Die Vorteile der Sage 100cloud Warenwirtschaft auf einen Blick:

• • Zentrale Steuerung  
  • hohe Transparenz 
  • erleichterte Arbeitsabläufe 
  • höhere Mitarbeiterzufriedenheit
  • schnelle und zuverlässige Auftragsbearbeitung 
  • erhöhte Kundenzufriedenheit 
  • umfassender Lagerüberblick  
  • Vermeidung von Lieferengpässen  
  • Analyse von Kundendaten 

Exkurs: Die Zukunft digitaler Warenwirtschaft

Schwerpunkte der Digitalisierung werden in den kommenden Jahren, wie bereits an anderer Stelle thematisiert, neben dem Ausbau der Infrastruktur vor allem die Themenbereiche Künstliche Intelligenz (KI) und Maschinelles Lernen sein. Für die Warenwirtschaft bedeutet diese Fokussierung die kontinuierliche Weiterentwicklung hin zu intelligenten Systemen, welche Prozesse eigenständig initiieren und konkrete Handlungsempfehlungen geben. Eine künstliche Intelligenz, deren intellektuelle Fähigkeiten an die von Menschen heranreicht oder sie sogar übertrifft und den Nutzer dadurch überflüssig macht, ist jedoch, je nach Standpunkt leider oder zum Glück, nicht mehr als Zukunftsmusik. Experten schätzen, dass erste einsatzfähige Technologien dieser Art nicht vor dem Jahr 2040 existieren werden. 

Aktuell kommt stattdessen sogenannte schwache KI in intelligenten Warenwirtschaftssystemen zum Einsatz, die reaktiv auf Grundlage von programmierten Skripten und Algorithmen arbeitet, ohne dass sie dabei ein tieferes Verständnis für die Problemlösung entwickelt. Sie eignet sich also besonders gut für die Abwicklung von Routineaufgaben und -anfragen. Für den Nutzer bedeutet dies Arbeitserleichterung im stressigen Arbeitsalltag, ohne Angst haben zu müssen, kurz- oder mittelfristig durch Maschinen ersetzt zu werden. Einsatzgebiete schwacher KI können zum Beispiel die automatisierte Bilderkennung zur Bestimmung von Warengruppen und fehlerhaften Teilen oder Verkaufsprognosen auf Basis von Datenauswertungen sein. Die Sage GmbH arbeitet bereits daran, künstliche Intelligenzen in ihre Produkte einzubauen. Bislang profitiert die Sage 50cloud, ihres Zeichens Software für Start-Ups und kleine Unternehmen, von ersten Meilensteinen. Der Einsatz in der Warenwirtschaft soll mittelfristig folgen.

Sage100cloud – Teil 1:  Ein Produkt, das sich an individuelle Anforderungen anpasst

Sage100cloud – Teil 2: Warenwirtschaft – Beschaffungsprozesse optimieren

Sage100cloud – Teil 3: Produktion – Profitabilität steigern

Sage100cloud – Teil 4: Rechnungswesen – Finanzen sicher im Griff

Sage100cloud – Teil 5: HR Suite Plus – Personalprozesse vereinfachen