Verträge halten die Rahmenbedingungen für Geschäftsbeziehungen fest. Im komplexen Dienstleistungssektor bestehen dabei oft mehrere Verträge mit einem Kunden nebeneinander. Nicht selten umfassen diese sogar unterschiedliche Vertragsarten. Unser Service-Management-System checkITeasy ordnet erbrachte Leistungen anhand der Tätigkeitsarten automatisch bestehenden Verträgen zu.

Glaubt man der freien Enzyklopädie Wikipedia, kannten bereits die alten Römer eine Vielzahl unterschiedlicher Vertragstypen. Auch wenn damals noch kein einheitliches Vertragsrecht bestand, musste einer schuldrechtlichen Klage zwingend ein Vertrag zugrunde liegen. Heute im Zeitalter komplexer und oft internationaler Geschäftsbeziehungen hat sich an diesem Konzept nicht viel verändert. Verträge halten rechtskonform alle vereinbarten Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit der Vertragspartner fest. In diesem Sinne verspricht eine Partei der anderen, zum Beispiel eine Dienstleistung zu einem bestimmten Termin und einem abgesprochenen Preis zu erbringen.

Was auf dem Papier einfach umzusetzen zu sein scheint, kann sich in der Praxis jedoch gerade im Dienstleistungssektor leicht zur Herausforderung mausern. Hauptgrund dafür ist die mitunter große Anzahl von Vertragstypen, die bei einem Kunden nebeneinander existieren können. So gibt es womöglich neben dem Standardvertrag auch Hotline- oder Wartungsverträge, vielleicht auch Kontingentverträge für wiederkehrende Leistungen oder spezielle Projektverträge mit Sonderkonditionen. Die Schwierigkeit liegt dann darin, erbrachte Arbeiten für die Abrechnung dem richtigen Vertrag zuzuordnen. Dies kann händisch vorgenommen werden, indem man zeitaufwändig immer wieder aufs Neue Vertragstexte durchsucht und mit der Tätigkeitsbeschreibung vergleicht. Oder die Zuordnung erfolgt automatisiert durch das Service-Management-System.

Die Vertragsverwaltung in unserem Service-Management-System checkITeasy nutzt genau dafür die in den Tickets hinterlegten Tätigkeitsarten. Jedem angelegten, kundenspezifischen Vertrag müssen daher bei Anlage Tätigkeitsarten fest zugeordnet werden. Wählt der Ticketbearbeiter in einem Zeiteintrag nun eine Tätigkeitart aus, durchsucht checkITeasy alle dem Kunden zugeordneten Verträge hierarchisch nach dieser Tätigkeitsart ab. Hierarchisch bedeutet hier, dass die Vertragsarten nacheinander von hinten nach vorne herangezogen werden, wobei mit dem Standardvertrag, dem Individualvertrag, dem Servicevertrag, dem Kontingentvertrag, dem Projektvertrag sowie dem Pauschalvertrag sechs Vertragstypen zur Verfügung stehen. Existieren mehrere Varianten eines Vertragstyps, entscheidet eine bei der Vertragsanlage eingegebene Priorität über die Reihenfolge dieser Varianten.