Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie wir kommunizieren und zusammenarbeiten. Kollaborationstools wie Microsoft Teams erleichtern uns die Arbeit aus dem Homeoffice und auch bei der klassischen Telefonie ist seit einigen Jahren ein Wandel zu verzeichnen. Lange vorbei ist die Zeit des analogen Fernsprechwesens und auch die ISDN-Technologie hat längst ausgedient. An deren Stelle treten zukunftssichere Kommunikationslösungen über die Internetleitung, die alle Kanäle in einer einheitlichen Lösung vereinen. Wir vertrauen bei der IP-Telefonie auf die im Rechenzentrum des Deutschen Mittelstandsrechenzentrums (DMRZ) gehostete Unified Communications-Cloud-Lösung der Swyx Solutions GmbH. Mittlerweile haben wir diese nicht nur selbst im Einsatz, sondern konnten bereits viele unserer Kunden von den Vorzügen des Systems überzeugen.

Telefonie 2.0

Nur die älteren unter uns können sich noch an die analoge Telefonie erinnern, die, stilecht mit den heute oft belächelten Wählscheibentelefonen, bis in die 1990er-Jahre hinein den allgemeinen Standard darstellte. Auch das Integrierte Sprach- und Datennetz (ISDN), das die analogen Vermittlungsstellen durch Digitaltechnik ersetzte, ist mittlerweile überholt. Die Abschaltung des Standards ist in Deutschland, je nach Anbieter, für die Jahre 2020 bis 2022 geplant.

An die Stelle der altbekannten Telefontechnik tritt die Internettelefonie oder neudeutsch Voice over IP (VoIP). Begünstigt wird diese Umorientierung durch den inzwischen weit vorangeschrittenen Breitbandausbau, der flächendeckend die schnelle Übertragung auch von größeren Datenpaketen über das Internet ermöglicht. Offiziellen Statistiken zufolge nutzten bereits Ende 2019 über 28 Millionen Menschen die VoIP-Technik – Tendenz steigend. Gefragt ist dabei vor allem eine leistungsfähige IP-Telefonanlage. In den Fokus rücken aber zunehmend zukunftssichere Kommunikationslösungen, die alle Kanäle vom Festnetz bis zum Firmenhandy, anwenderfreundlich in einer einheitlichen Anwendung bündeln – gerne auch in der Cloud mit automatisierten Funktionserweiterungen und Upgrades.

Swyx Unified Communication

Wir bei iwm nutzen die DMRZ Swyx Cloud Telefonie „Unified Communications“. Hier wird die Telefonlösung der Swyx Solutions GmbH über das Deutsche Mittelstandsrechenzentrum (DMRZ) in der Cloud bereitgestellt. Swxy setzt seit jeher auf seine langjährigen Erfahrungen im Mittelstandsegment in ganz Europa und ließ diese in die Entwicklung seiner Produkte einfließen. Das DMRZ hat sich darauf spezialisiert, Cloud Computing im deutschen Mittelstand zu etablieren. Gemeinsam machen sie die Telefonie fit für die Zukunft. Mittlerweile ist die Swyx-Cloud bei vielen unserer Kunden im Einsatz.

Während die Cloud-Telefonie einige Vorteile bringt, etwa die schnelle und einfache Einrichtung, planbare Kosten pro Nutzer und Funktionalität sowie entfallende Anschaffungs- und Wartungskosten für Hardware, besteht jedoch auch nach wie vor die Möglichkeit, Swyx auf einem virtualisierten Microsoft Windows Server innerhalb des Unternehmens als On-Premise-Version zu betreiben. Egal für welches Betriebsmodell Sie sich entscheiden, ist die Kommunikationslösung mit einer Vielzahl von Endgeräten vom klassischen Handset, über Headsets für die Vieltelefonierer bis hin zur Anwendung auf dem Smartphone kompatibel.

Was die Swyx Cloud bietet

Der Schlüssel der Swyx Unified Communications liegt in der Software, welche ein komfortables Kommunikationserlebnis bietet. Dass sich ein Telefongespräch darauf beschränkt, den Hörer abzunehmen und per Hand eine Nummer zu wählen gehört nämlich der Vergangenheit an. Swyx integriert vielmehr die führenden Groupware-Programme Microsoft Outlook und IBM Notes. Sie können die dort hinterlegten Kontakteinformation nutzen und zum Beispiel einen Anruf per Mausklick direkt aus diesem heraus starten. Voicemails können von jedem Benutzer individuell konfiguriert und bequem auch von unterwegs mit dem Mobiltelefon abgehört werden. Nach Wunsch können Sie sogar unterschiedliche Ansagen für spezielle Rufbehandlungsszenarien auswählen und auf diese Weise einzelne Gesprächspartner mit einer individuellen Ansage begrüßen.

In der Benutzeroberfläche erkennen Sie Status und Erreichbarkeit aller Mitarbeiter und vermeiden somit erfolglose Kommunikationsversuche. Ein integrierter Messenger ermöglicht zudem die unkomplizierte Kommunikation über Sofortnachrichten, beispielsweise, um während eines Telefonates mit dem Kunden schnell Informationen bei einem Kollegen einzuholen, ohne dass Sie dafür das laufende Gespräch unterbrechen müssen. Mit dem Call Routing Manager steuern Sie zudem Rufum- und -weiterleitungen intelligent auf der Basis von definierten Regeln im Regel-Assistenten.

Zusatzdienste der Swyx Cloud

Über die grundlegenden Funktionen hinaus sind in der Swxy Cloud einige Zusatzdienste verfügbar. Dazu gehört die Integration von Mobiltelefonen in die Unternehmenskommunikation im Rahmen der Option „Mobility“ für Android und iOS Smartphones. Dabei kommt das sogenannte „One Number“-Konzept zum Tragen. Egal ob Sie mit dem Bürotelefon oder dem Smartphone einen Anruf entgegennehmen, Ihrem Gegenüber wird immer nur eine einzige Telefonnummer angezeigt.

Die Option „Konferenzraum“ ermöglicht es Ihnen, für Gespräche mit einer größeren Anzahl von Teilnehmern einen virtuellen Konferenzraum mit Administrator einzurichten. In diesen müssen sich Teilnehmer nur noch einwählen. Auf Wunsch kann der Zugang zu Konferenzschaltungen mit einer PIN vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden.

Wenn es darum geht, wichtige Informationen im Telefonat zu protokollieren oder die Qualität eines Anrufs zu bewährten, schlägt die Stunde der Recording-Option der Swyx. Mit dieser können Sie Rufe direkt während des Gesprächs aufzeichnen, sich diese anzeigen lassen und sie sogar per E-Mail versenden.

Mit der Option „Visual Contacts“ führen Sie verteile Kontaktinformationen in einer Anwendung zusammen, die ihrerseits nahtlos in die Bedienoberfläche der Swyx-Lösung integriert ist. Anwendungen bzw. Schnittstellen stehen bereits für die gängigsten CRM-Systeme zur Verfügung.

Weitere Zusatzdienste umfassen die eine Applikation für den Empfang und den Versand von Faxen, Konnektoren für Datev sowie Microsoft Teams und Erweiterungen für das Call Routing und die intelligente Verknüpfung von Telefonie- und Computernetz.

Sie sind an einer zukunftssicheren Kommunikationslösung interessiert oder haben weitere Fragen zur DMRZ Swyx Cloud Telefonie? Dann sprechen Sie uns doch einfach über das Kontaktformular auf dieser Seite, per E-Mail oder Telefon an!