Moderne Dokumentenmanagementsoftware (DMS)-Systeme machen es möglich – das papierlose Büro. Sind elektronische Systeme dieser Art aber auch mit den umfangreichen gesetzlichen Vorgaben im Rahmen der Langzeitarchivierung vereinbar? Die Frage nach der Revisionssicherheit in Zeiten der Digitalisierung stellen sich nach wie vor viele Unternehmen. Anstatt den Sachverhalt ein für alle Mal zu klären, geben sie bei der Antwortfindung jedoch schnell auf und entscheiden sich dazu, sicherheitshalber doppelt zu archivieren. Das ist allerdings gleichermaßen unnötig wie unökonomisch. Wir möchten Ihnen aufzeigen, welche Regelungen zum Tragen kommen und anschließend am Beispiel der d.velop cloud storage eine attraktive Lösung vorstellen.

Die Ausgangssituation

Wenn das Finanzamt vor der Tür steht um eine Betriebsprüfung durchzuführen geraten Unternehmen so richtig in Wallung. Dann kommen plötzlich die unzähligen eingestaubten Aktenordner ins Spiel, die über die Jahre schubkarrenweise in einem mit Spinnweben überzogenen Kellerraum deponiert wurden. Im Zeitalter der Digitalisierung besteht die Möglichkeit, Dokumente in elektronischer Form abzulegen. Das spart gleichermaßen Platz wie Zeit und ermöglicht eine intelligente Indexierung, was die Suche nach bestimmten Informationen erleichtert, für die Mitarbeiter in der Vergangenheit erst tief in die Papierflut eintauchen mussten.

Es könnte also so einfach sein, wären da nicht die gesetzlichen Vorschriften zu beachten, welche sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ergeben. Diese regeln unter anderem wie lange welche Art von Dokumenten aufzubewahren sind und müssen entsprechend in Betracht gezogen werden. So sehen die Vorgaben in den meisten Fällen eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, in einigen Bereichen gar von 30 Jahren vor.

Vorgaben revisionssicherer Langzeitarchivierung

Die Paragraphen 3.1 und 3.2 des GoBD beschreiben die wichtigsten Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Informationen. Revisionssicher in diesem Sinne bezeichnet die ordnungsgemäße Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Zunächst ist es wichtig, dass Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit gewährleistet sind. Hierzu müssen der Eingang sowie der Zeitpunkt der Archivierung protokolliert und auch Änderungen immer vermerkt werden. Natürlich ist sicherzustellen, dass auf jeden Fall sämtliche Daten ihren Weg ins Archiv finden, und zwar immer im Original und zeitnah hinterlegt. Um die Suche zu vereinfachen, sollte ferner von Anfang an darauf geachtet werden, passende Strukturen anzulegen. Entscheidend für die Revisionssicherheit ist schließlich vor allem die Unveränderbarkeit der Daten. Manipulation respektive nachträgliche Veränderungen sind kategorisch auszuschließen.

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Anforderungen an eine revisionssichere elektronische Langzeitarchivierung

Während die oben beschriebenen Anforderungen ohne Weiteres mittels Ordner- und Berechtigungsstrukturen im Rahmen einer an die im Einsatz befindlichen ERP-, E-Mail- oder Office-Systeme angeschlossene DMS-Lösung softwareseitig leicht umzusetzen sind, stellt die zeitliche Komponente eine Herausforderung dar. Ungeachtet allen technischen Fortschritts haben Speichermedien nur eine begrenzte Lebensdauer; so halten physikalische Festplatten zum Beispiel bei durchgängiger Nutzung etwa fünf bis zehn Jahre. Auch ständig veränderte Techniken, neue Standards und Formate fallen ins Gewicht. Verwendete Softwarekomponenten und Archivmedien unterliegen Entwicklungszyklen, die oft kürzer als die beschriebene Aufbewahrungsfrist sind.

Hardwareseitig ist gemäß der HGB-Vorschriften für eine Sicherheit des Gesamtverfahrens zu sorgen. Daten dürfen über die Aufbewahrungsfristen hinweg nicht verloren gehen, weder durch löschen der gespeicherten Informationen, noch durch Defekte an den Speichermedien.

Werden alle hier genannten Anforderungen eingehalten, steht der elektronischen Langzeitarchivierung jedoch nichts mehr im Wege. Dabei steht es Unternehmen frei, in welchem Format sie die Dateien speichern, solange sie zu öffnen und lesbar darzustellen sind. Laut der technischen Richtlinie TR-03130 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ist es dann sogar zulässig, nach der Digitalisierung analoger Daten sensible und steuerrelevante Unterlagen in Papierform zu vernichten.

Was die elektronische Langzeitarchivierung darüber hinaus leisten muss

Archivierung kostet Zeit und Ressourcen; Zeit und Ressourcen kosten Geld. Eine angemessene elektronische Lösung beansprucht deshalb beide Bereiche möglichst wenig. Um die Mitarbeiter zu entlasten, sollten eingesetzte Systeme nach Festlegung bestimmter Regeln weitestgehend automatisiert arbeiten und komfortabel zu bedienen sein. Gleichzeitig sollten sie tunlichst vermeiden, Dokumente in Form von Kopien mehrfach vorzuhalten, um den Speicherplatz zu verringern.

Das Prädikat „revisionssicher“ erhält die Langzeitarchivierung allerdings primär nicht aufgrund der eingesetzten Soft- und Hardware, sondern erst anhand der konkreten Anwendung des Systems im Unternehmen. Die beste Software und die leistungsfähigste Hardware nützen wenig, wenn die darauf abgebildeten Aktionen die gesetzlich vorgeschriebenen Richtlinien nicht berücksichtigen. Um sicher zu gehen, dass alles rechtskonform konfiguriert ist, empfehlen wir einen Wirtschaftsprüfer mit einer gutachterlichen Stellungnahme zum Gesamtprozess zu beauftragen.

Ungeachtet allen Aufwands im Rahmen der Implementierung einer revisionssicheren elektronischen Langzeitarchivierung steht der Nutzen klar im Vordergrund. Warten Sie nicht länger. Digitalisieren Sie Ihre Langzeitarchivierung.

d.velop cloud storage

Seit 2015 ist die d.velop AG aus Gescher unsere Go To-Adresse für Dokumentenmanagement und revisionssichere Archivierung. Der „Digitalisierer“ aus dem Münsterland bietet mit dem d.velop cloud storage eine zukunftsträchtige und vor allem rechtskonforme Alternative für Ihre Langzeitarchivierung in seinem Produktportfolio. Nicht nur erfüllt sie alle oben beschriebenen Anforderungen im Hinblick auf die Revisionssicherheit. Darüber hinaus entfallen Anschaffungs- und Wartungskosten sowie zyklische Migrationskosten aufgrund endender Lebenszyklen bei On-Premise-Hardwarekomponenten. Der Grund liegt auf der Hand; Sie benötigen keine eigene Hardware mehr. Somit rauben Ihnen auch hartnäckige Systemprobleme nicht mehr den Schlaf. Wie funktioniert das? Ganz einfach, indem d.velop die Archivierung in die Cloud verlegt und dauerhaft Verantwortung für den ordnungsgemäßen Betrieb übernimmt. Dabei bezahlt der Kunde nur den Speicher, den er bucht und belegt. Bedarfsveränderungen sind flexibel umzusetzen.

Wir schätzen die d.velop AG nicht zuletzt auch deshalb als verlässlichen Partner, weil sie die d.velop cloud garantiert auf zertifizierten System in Deutschland betriebt. Die redundant auf mehreren Servern im Großraum Frankfurt abgelegten Dokumente sind grundsätzlich mit dem Upload in des Kunden Hoheit verschlüsselt. Der zugehörige Schlüssel ist nur Ihnen bekannt.

Bei Rückfragen zum Thema, den Möglichkeiten der Umsetzung oder unserem Leistungsportfolio stehen Ihnen unsere ausgewiesenen Experten jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Sprechen Sie uns einfach über das Kontaktformular auf dieser Seite, per E-Mail oder Telefon an!