In Zeiten gestiegener wirtschaftlicher Komplexität und wachsender Herausforderungen des Marktes gehören integrierte Geschäftsprozesse zu den Schlüsselfaktoren für Unternehmen. Gerade der Klein- und Mittelstand profitiert im hart umkämpften Wettbewerb von durch vereinfachte Abläufe gewonnener Produktivität. Für die Steuerung und Automatisierung komplexer Geschäftsvorgänge sorgen vor allem Enterprise-Management-Systeme. Hinter diesem Begriff verbirgt sich eine Weiterentwicklung klassischer ERP-Lösungen, die alle Unternehmensprozesse aus einer Oberfläche heraus vollumfänglich, transparent und größtmöglich digital vernetzt abbildet, dabei modular aufgebaut ist und plötzlich eintretenden Veränderungen der Rahmenbedingungen flexibel begegnet.

Seit vielen Jahren ist die Sage GmbH als Anbieter innovativer ERP-Produkte für den deutschen Mittelstand etabliert. Als langjähriger Entwicklungs-Partner möchten wir Ihnen die Sage 100cloud in einer fünfteiligen Reihe näher vorstellen. In Teil 4 unserer Betragsreihe fühlen wir den Möglichkeiten im Rahmen einer Digitalisierung des Finanz- und Rechnungswesens auf den Zahn. Eine moderne Buchhaltung verspricht das Modul „Rechnungswesen“ der Sage 100cloud.

Ein Tool für das Rechnungswesen? Gibt es doch schon, Excel.

Lieber Leser! Lassen Sie uns gleich zu Beginn eines klarstellen. Nein, wenn wir oben in der kleinen Einleitung zu diesem Beitrag von moderner Buchhaltung sprechen, meinen wir nicht die unzähligen Excel-Tabellen, mit kilometerlangen Formeln, komplexen Pivotberechnungen und bedingten Formatierungen. Diese hat man freilich unweigerlich vor Augen, wenn man sich den prototypischen Buchhalter oder Controller und seine tägliche Arbeit vorstellt. Ein stereotypisches Bild wie dieses ist natürlich gar nicht böse oder provokativ gemeint. Ganz im Gegenteil bildet es ja den Status Quo, so wie er sich in der Vergangenheit über Jahrzehnte dargestellt hat, ziemlich genau ab. Das Zeitalter der flächendeckenden Excellösung im Rechnungswesen ist jedoch mittlerweile längst vorbei, auch wenn wir den Nutzen von Microsoft Excel für viele individuelle Aufgaben, auch im Rechnungswesen, gar nicht leugnen wollen. An die Stelle der händischen Tabellenkalkulation treten dann im Rahmen einer ERP-Lösung computergestützte Tools, welche die Formeln, Verweise, Sortierungen und Gruppierungen vollautomatisch in Echtzeit und ohne Fehlerpotenzial übernehmen. Oft bieten sie zusätzliche Funktionen, decken sogar innovative Aspekte ab, die Buchhalter und Controller manuell gar nicht in der Lage wären, auszuführen.

Warum zögern viele Entscheider mit der Digitalisierung des Rechnungswesens?

Während andere Bereiche im Unternehmen selbst im Klein- und Mittelstand die Digitalisierung mit offenen Armen empfangen und die Einführung neuer Technologien nicht auf die lange Bank schieben, halten sich auffällig viele Finanzleiter damit noch zurück.

Zu Unrecht, wie wir finden. Doch woran liegt es, dass so viele Entscheider im Finanz- und Rechnungswesen oft einen großen Bogen um die Ausweitung der Digitalisierungsstrategie auf ihren Bereich machen? Die gute Nachricht: Es liegt in den meisten Fällen wohl kein Excel-Fetisch vor. Die schlechte: Viele Finanzleiter erkennen zwar grundsätzlich die Vorteile einer Digitalisierung an, trauen sich jedoch nicht, ihren sensiblen Geschäftsbereich in die Hände einer komplexen Software zu geben, auch weil ihnen ihrer Meinung nach häufig praktische Anwendungsfälle fehlen. Gerade die Anforderungen moderne Buchhaltung schreien jedoch förmlich nach technischer Unterstützung. Wie soll man in einer besonders kurzlebigen Zeit sonst die Kontrolle und den Überblick bewahren; einmal ganz davon abgesehen, dass intelligente Buchhaltungssoftware Nichtwissen und Versehen ausgleichen können und integrierte Softwarelösungen verhindern, dass nicht das gesamte Unternehmen mit den neuesten Informationen aus dem Rechnungswesen arbeiten, was wiederum die Arbeit erschwert und zu falschen Annahmen sowie fehlerhaften Strategien führt.

Sage 100cloud Rechnungswesen

Nähern wir uns der Thematik von der praktischen Seite am Beispiel der Sage 100cloud. Das Modul „Rechnungswesen“ der Softwarelösung erfüllt die hohen Anforderungen an eine moderne Buchhaltungssoftware optimal. Einmal im Einsatz, verspricht die Sage 100 einen eisernen Griff im so sensitiven Unternehmensbereich.

Eingebaute Automatismen liefern leistungsfähige Reports und Analysen für genaueste Bilanzen und Kennzahlen – immer genau dann, wenn sie gebraucht werden und so fein gegliedert wie nötig. So zeigt die integrierte Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung immer ganz genau, wo welche Kosten angefallen sind. Auffälligkeiten bleiben somit nicht lange verborgen. Eine unverzichtbare Schnittstelle zur Warenwirtschaft bringt hingegen die Liquiditätsübersicht der Sage 100cloud mit sich. Sie gibt jederzeit Auskunft über Zu- und Abflüsse von Geldmitteln, was ein aufwändiges Zusammentragen von Informationen durch den Controller überflüssig macht und wertvolle Zeit und Nerven spart.

Der Fachmann weiß, das Rechnungswesen hat seine unterschiedlichen Facetten, die jeweils eigene Perspektiven verlangen und individuelle Anforderungen an die Software stellen. Buchhaltung, (Auslands-)Zahlungsverkehr, Bilanzierung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung sind nur einige Stichworte in diesem Zusammenhang. Alle diese Bereiche sind im Leistungsspektrum des ReWe-Moduls berücksichtigt. Der Clou: Dank einer DATEV-Import- und Exportschnittstelle erweist sich auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater als völlig unkompliziert.

Ein wichtiges Thema ist natürlich das Mahnwesen. Zahlungsausfälle können im Extremfall für ein Unternehmen existenzbedrohend sein, gerade für Selbstständige und KMUs. Auch hier erweist sich das Modul „Rechnungswesen“ der Sage 200cloud als äußerst hilfreich, indem es das Mahnverfahren vereinfacht. Das System erstellt Mahnungen für säumige Kunden vollautomatisch, liest Zahlungseingänge sofort ein und gleicht die zugehörigen offenen Posten automatisch aus.

Sage 100cloud Rechnungswesen

Sage 100cloud Rechnungswesen

Erweiterte Buchungskreise

Erweiterte Buchungskreise

Auslandszahlungsverkehr

Auslandszahlungsverkehr

DATEV-Schnittstelle

DATEV-Schnittstelle

Dublettenanalyse und -abgleich

Dublettenanalyse und -abgleich

Girostar

Girostar

Erweiterte Kostenumlage

Erweiterte Kostenumlage

Sage E-Bilanz

Sage E-Bilanz

Anlagen- buchhaltung

Anlagen- buchhaltung

Gesetzeskonformität im Rechnungswesen

Kaum ein Bereich des Unternehmens unterliegt so vielen Gesetzesvorgaben wie das Rechnungswesen – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, sind zu beachten, es ist eine Steuererklärung abzugeben, es müssen EU-Meldungen erstellt werden, und das Ganze womöglich vor dem Hintergrund einer getrennten Buchhaltung für Tochterfirmen, Geschäftsbereiche oder Filialen in unterschiedlichen Ländern. Erschwerend hinzu kommt, dass sich Gesetzesanforderungen regelmäßig ändern und die veränderten Rahmenbedingungen umgehend im Prozess berücksichtigt werden müssen.

Für Unternehmen heißt das, dass sie bei der Auswahl einer geeigneten Buchhaltungssoftware penibel darauf achten müssen, dass diese rechtliche Aspekte zum Zeitpunkt der Installation abdeckt und darüber hinaus in der Lage ist, Veränderungen zeitnah umzusetzen.

Die Sage GmbH bietet für seine Produkte regelmäßige Updates, die unter anderem alle rechtlichen Entwicklungen umgehend implementieren. Unser Versprechen als Sage-Entwicklungspartner an unsere Kunden: Wir informieren Sie immer rechtzeitig über Neuerungen und unterstützen Sie gerne bei der Implementierung. Genau zu diesem Zweck bieten wir einen besonderen Managed Service. Für nur 99,99 Euro/Monat* übernehmen wir den gesamten Update-Prozess für die Sage-ERP-Software für Sie!

*Einjährige Mindestlaufzeit gilt bei jährlicher Vorauszahlung. Das Angebot umfasst eine Datenbanksicherung vor jedem Update, die Installation aller Hotfixes nach vorheriger Prüfung, die Installation aller Sage-Servicepacks und Jahreswechselupdates sowie die Datenbankaktualisierung. Nicht im Angebot enthalten sind Versionsupdates sowie Updates vom DMS-Hersteller d.velop.