Qualifizierte Mitarbeiter finden ist eine Herausforderung, sie effizient einzusetzen hingegen gar nicht schwer. Ein gutes Ticketsystem eröffnet neue Möglichkeiten der Einsatzplanung, Kontrolle und Abrechnung geleisteter Stunden. iwms Service-Management-System checkITeasy bietet einfaches Mitarbeiterhandling in der Cloud.

Wer Techniker oder Außendienstmitarbeiter im Einsatz hat, kennt das Problem. Auch in Call-Centern ist die Schwierigkeit hinlänglich bekannt und selbst der gemeine Mitarbeiter in der Verwaltung ist nicht davor gefeit. Man ackert acht bis zehn Stunden am Tag, doch am Ende kommt zu wenig Abrechenbares dabei heraus. Nicht, dass die Leistung nicht stimmen würde. Vielmehr fehlt es an einer unterbrechungslosen Dokumentation der erbrachten Tätigkeiten. Durchgeführte Arbeiten werden daher nicht vollständig abgerechnet und der ein oder andere Kunde möchte in Rechnung gestellte Dienstleistungen nicht bezahlen.

Die Antwort für diese Herausforderung bringt einmal mehr die Digitalisierung mit sich. Gerade für das Handling von Serviceleistungen, aber auch für die Koordination im Ressourcen- und Aufgabenmanagement, haben sich Ticketsysteme als unverzichtbares Steuerelement bewährt. Ticketsysteme sind in diesem Sinne fest in die Softwarelandschaft des Unternehmens integriert. Dabei sind sie mit dem kaufmännischen Prozess verknüpft und mit ERP-System, CRM-Funktionen, der Telefonie und dem Mailserver vernetzt. Der Anteil dokumentierter Zeit steigt. Zudem werden die Zeitplanung und Aufgabenverteilung, nicht zuletzt die Abarbeitung und schließlich auch die Kontrolle aller Prozesse im Unternehmen deutlich erleichtert.

Folgerichtig bildet das Ticketsystem auch in unserem Service-Management-System checkITeasy einen wesentlichen Baustein. Unsere Programmierer entwickelten es gewissermaßen aus der Systemhauspraxis heraus. Uns liegt natürlich viel daran, unser technisches Personal so zu verplanen, dass es einerseits alle bei Ihnen anfallenden Aufgaben zufriedenstellend abarbeitet. Andererseits müssen wir aber wie alle anderen erfolgsstrebenden Unternehmen auch darauf achten, dass alle Mitarbeiter immer effizient ausgelastet sind. Das Ticketsystem im checkITeasy bietet daher alle Funktionen, die es braucht, um den Anforderungen verlässlich zu begegnen. Schon auf den ersten Blick erkennen die Nutzer den Ticketstatus, verantwortliche Mitarbeiter und den nächsten geplanten Termin.

Der Detaildialog liefert dann alle relevanten Informationen, welche in unserem Falle der Techniker zur Abarbeitung des Tickets benötigt. Bei umfangreicheren Aufgabenstellungen weist eine Checkliste zudem sorgfältig gegliedert alle im Zusammenhang notwendigen Arbeitsschritte auf. Auch für die Umsetzung benötigte Objekte, etwa Hardwarekomponenten oder Maschinen, können dem Ticket direkt zugeordnet werden. Da checkITeasy im Zeichen nahtloser Konnektivität in Zeiten einer unendlichen Toolvielfalt mit Office 365 synchronisiert, ist der Terminkalender der Techniker bei uns immer aktuell. Erledigte abrechenbare Zeiten gibt der Techniker dann ganz bequem noch beim Kunden vor Ort ein. checkITeasy liegt schließlich in der Cloud und kann von überall aufgerufen werden.