Im heutigen Berufsleben wechseln Arbeitnehmer oft ihren Arbeitsplatz. Besonders aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung rücken dadurch On- und Offboarding-Abläufe immer mehr in den Vordergrund. In vielen Unternehmen sind jedoch noch keine entsprechenden Prozesse definiert. Dieser Beitrag betrachtet das Onboarding aus Sicht der IT. Nächste Woche folgt dann Teil 2, in dem wir das Offboarding durchleuchten.

Wer an seinem ersten Arbeitstag beim neuen Arbeitgeber morgens pünktlich im Büro erscheint, möchte nicht erst stundenlang warten, bis der Arbeitsplatz vollständig eingerichtet ist. Das fördert weder die Motivation des neuen Mitarbeiters noch seine Produktivität. Gerade die ersten Tage seiner Betriebszugehörigkeit möchte er schließlich dazu nutzen, sich mit den Systemen und Anwendungen vertraut zu machen. Leider ist dieser Zustand jedoch nicht die Ausnahme, sondern immer noch viel zu häufig bittere Realität. Onboarding-Prozesse sind in den wenigsten Unternehmen definiert, sodass der Mitarbeitereintritt oft auf Zuruf geschieht und nicht selten sogar zum planlosen Possenspiel verkommt. Um nicht in Stolperfallen zu tappen, empfiehlt sich eine Ausarbeitung von Onboarding-Prozessen und die Niederschrift einer entsprechenden Prozessbeschreibung, damit alle im Unternehmen wissen, was bei einem Mitarbeitereintritt zu tun und wer für was zuständig ist.

IT-seitig hat sich im Onboarding ein Vorgehen in drei Schritten bewährt. Dabei sollten ausdrücklich alle Abteilungen und Anwendungsverantwortliche von der IT, über die Personalabteilung bis hin zur Fachabteilung in die Planung mit einbezogen werden. Zunächst ist im Austausch untereinander zu klären, welche Hardware, Peripheriegeräte und Zubehörkomponenten der neue Mitarbeiter benötigt. Hier kann eine von der IT-Abteilung zur Verfügung gestellte Checkliste helfen, in welcher der Vorgesetze die erforderlichen Geräte ankreuzt. Ist die Hardware nicht vorhanden, muss sie von der IT in Absprache mit dem Einkauf beschafft werden. Sobald die Hardware verfügbar ist folgt der Aufbau des Arbeitsplatzes mit allem benötigten Equipment sowie die Einrichtung und Überprüfung von Internet- und Telefonverbindung.

Steht der physische Arbeitsplatz, ist es an der Zeit, die benötigte Software zu identifizieren. Auch hier empfiehlt sich eine standardisierte Checkliste, aus welcher der Abteilungsleiter des neuen Mitarbeiters die für ihn relevanten Tools auswählt. Dann macht sich ein IT-Mitarbeiter daran, die Programme zu installieren. Doch Vorsicht, dieser Vorgang kann mitunter einige Zeit in Anspruch nehmen. Man sollte also früh genug mit dem gesamten Prozess beginnen, um bis zum Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters mit der Einrichtung des Arbeitsplatzes fertig zu sein. Anschließend sind die Berechtigungen zu vergeben und der E-Mail-Account des neuen Mitarbeiters einzurichten. Ist dieser Vorgang abgeschlossen, sind alle vorbereitenden Tätigkeiten abgeschlossen.

Der Prozess ist hingegen zu diesem Zeitpunkt noch nicht beendet. Am ersten Tag des neuen Mitarbeiters folgt dessen IT-Orientierung. Diese beinhaltet eine Einweisung in die Technik und Softwarekomponenten, gegebenenfalls auch eine Schulung, wenn zum Beispiel ein umfangreiches ERP-System im Einsatz ist. Ganz wichtig ist in dieser Phase vor allem auch die Einweisung in die IT-Sicherheit. So ist es notwendig, den neuen Mitarbeiter mit den Verhaltensregeln für die Internetnutzung und dem Vorgehen im Falle eines Virenbefalls vertraut zu machen, sowie das unternehmenseigene Datenschutzkonzept vorzustellen. Im besten Falle stellt man dem neuen Kollegen zudem einen Ansprechpartner zur Seite, der erste Anlaufstelle bei Unklarheiten oder weiterführenden Fragen ist.