Microsoft Teams – Kann das was oder kann das weg?

Microsoft Teams ist nunmehr seit rund zwei Jahren fester Bestandteil des Bürosoftwarepaketes „Microsoft Office 365“. Dauerhaft im Büroalltag etabliert hat sich das Kollaborationstool jedoch noch nicht. Nach wie vor scheiden sich die Geister, ob Teams die Produktivität im Unternehmen erhöht oder in einem eingespielten Kommunikationsapparat als redundantes zusätzliches Werkzeug lediglich für Verwirrung und Mehrarbeit sorgt. Tatsächlich ist die Frage des konkreten Nutzens gar nicht so leicht zu beantworten, wie wir unlängst selbst feststellen mussten. Das Chancenpotenzial ist von Fall zu Fall verschieden und muss sorgfältig abgewogen werden. Beeindruckt von den Möglichkeiten, die Microsoft Teams auf dem Papier zweifelsohne bietet, standen auch wir vor der Herausforderung, diese in der Praxis mit den Geschäftsprozessen von iwm in Einklang zu bringen. Was wir dabei für Erfahrungen gemacht haben, möchten wir Ihnen nicht vorenthalten.

Soviel vorweg: Grundsätzlich gibt es bei der Verwendung von Microsoft Teams in Unternehmen kein richtig oder falsch. Ob eine Funktion Mehrwert bietet, hängt immer von einer Reihe unterschiedlicher Faktoren ab, und auch die Umsetzung einzelner Maßnahmen kann im Detail von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Was zum Beispiel bei iwm als sinnvolle Erweiterung oder Abbildung der Geschäftsprozesse durchgeht, mag bei Ihnen aus guten Gründen nicht in Frage kommen. Genauso gibt es bei Ihnen Potenziale, die sich bei uns nicht ergeben. So verschieden die Unternehmen sind, so vielfältig sind auch die Einsatzmöglichkeiten von Microsoft Teams. Wir können also an dieser Stelle nur Anreize geben. Für die Umsetzung sind Sie selbst gefragt.

Microsoft was? – Na, Microsoft Teams!

So oder so ähnlich heißt es oft, wenn wir Office-Pläne verkaufen und unsere Kunden auf die enthaltenen Anwendungen und Dienste hinweisen. Hierin liegt bereits der erste Stolperstein auf dem Weg zum gewinnbringenden Einsatz von Microsoft Teams im Unternehmen. Obwohl seit über zwei Jahren im Programm, ist sich kaum jemand bewusst, dass die Software zum Portfolio gehört, geschweige denn, dass sich dahinter ein breit aufgestelltes Kollaborationstool verbirgt. Uns ging es da lange Zeit nicht anders. Wir kannten Microsoft Teams zwar, haben mal hineingeschaut. Näher mit dem Programm auseinandergesetzt haben wir uns jedoch zunächst nicht. Inwieweit es Microsoft versäumt hat, sein Produkt angemessen zu positionieren, oder sich die zuständigen Mitarbeiter in den Unternehmen, iwm eingeschlossen, nicht ausreichend mit dem Thema beschäftigen, sei einmal dahingestellt. Fakt ist jedoch: Microsoft Teams hat noch nicht den Stellenwert, den es verdient.

Aber was ist nun dieses Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist ein virtueller Besprechungsraum, in dem Teamarbeit möglich ist, ohne dass die Mitarbeiter dafür physisch zusammenkommen müssen. Die Software ist Cloud-basiert und somit bei bestehender Internetverbindung auch von unterwegs per Smartphone oder Tablet erreichbar – ein ausgewiesener Vorteil der Software. Die Plattform kombiniert eine Chat- und Videotelefoniefunktion auf Skype-Basis mit einem auf partnerschaftliches Arbeiten ausgelegten Dateimanagementsystem, inklusive der passenden Infrastruktur für virtuelle Team-Meetings. Alle Office 365-Anwendungen sind von Haus aus integriert. Auf Wunsch können zudem Apps und Dienste von Drittanbietern mit eingebunden werden. Die Kommunikation erfolgt direkt zwischen einzelnen Mitgliedern oder innerhalb von projektbezogenen Gruppen, Teams genannt. Diese stehen unter voller administrativer Kontrolle des Besitzers.

Die inneren Werte zählen

Dann ersetzt Microsoft Teams also auf lange Sicht gesehen E-Mail-Programme wie Outlook und macht weitere Office-Tools wie Word, Excel und Co. als separate Komponenten überflüssig? Ja … und nein. Es besteht zwar die Möglichkeit, Personen, die nicht Teil der Active Directory des Unternehmens sind, in ein Team einzuladen, und es gibt durchaus Szenarien, in denen sich externe Kommunikation mit Microsoft Teams lohnt. In erster Linie ist die Plattform jedoch nicht für die Kommunikation mit der Außenwelt konzipiert. Microsoft Teams wird Outlook oder vergleichbare E-Mail-Programme also nicht vollständig ersetzen können. Teams kann aber dazu beitragen, die unendliche E-Mail-Flut einzudämmen, indem es das Mailing innerhalb der Organisation ersetzt. Damit erlangt es unserer Meinung nach Existenzberechtigung. „Noch 148 Mails checken“ heißt es in Tim Bendskos Lied schließlich nicht umsonst, zumal 148 Mails in vielen Fällen noch maßlos untertrieben sind. Die ein oder andere E-Mail weniger kommt da sicherlich ganz gut zupass.

Zeitgemäße Kommunikation mit Microsoft Teams, aber…

An die Stelle der tendenziell steifen E-Mail-Kommunikation tritt im internen Austausch dann eine aufgelockerte und schnellere Chatkommunikation. WhatsApp in angemessen seriös, wenn man so will. Von Microsoft als „Spielereien“ deklarierte Emojis, Memes, GIFs und Aufkleber wie man sie schön längst aus dem privaten Bereich kennt heitern dabei den Arbeitsalltag auf. Doch Vorsicht: Eine übertriebene Nutzung kann die Produktivität der Mitarbeiter auch negativ beeinflussen. Es besteht die Möglichkeit, als Besitzer des Teams den Gebrauch von Spielereien einzuschränken. Überhaupt sollten im Vorfeld Spielregeln für die Nutzung von Microsoft Teams festgelegt werden.

Auch die gemeinsame Bearbeitung von Dateien ist mit Vorsicht zu genießen. Leider gibt es in Teams keine Versionsverwaltung, da für Microsoft bei der Programmierung wohl der Brainstorming-Gedanke im Vordergrund stand. Hier muss der Hard- und Softwarehersteller unbedingt nachbessern. Zwar wird im Dateiordner die letzte Änderung mit Datumsangabe und Namen angezeigt. Verfügen jedoch mehrere Personen über die Berechtigung, Veränderungen am Dokument vorzunehmen, ist das Chaos vorprogrammiert.

Perspektivwechsel

Als wir uns bei iwm erstmals intensiver mit dem Thema Microsoft Teams auseinandersetzen, beschlossen wir, der Plattform eine Chance zu geben. „Ab heute benutzen wir Microsoft Teams“, hieß damals die Arbeitsanweisung. Schnell mussten wir allerdings feststellen, dass dieser Ansatz zu nichts führte. Es ist kaum möglich, bestehende Prozesse über Nacht in Microsoft Teams „hineinzuzwingen“.

Tatsächlich wird vielmehr andersherum ein sprichwörtlicher Schuh draus. Man muss Microsoft Teams zunächst verstehen und die Möglichkeiten, welche die Plattform bietet, ermitteln. Erst dann kann man entscheiden, welche Prozesse mit der Software abgebildet werden können. Dafür braucht man leidglich eine Arbeitsgruppe, die sich einerseits mit Teams auseinandersetzt und andererseits auch die Abläufe im Unternehmen kennt. Passen Programm und Prozess widererwarten nicht zusammen, schaut man sich eben anderweitig nach Hilfe um. Vielleicht eignet sich eine andere Software ja besser, was aber gar kein Problem wäre. „Keep it simple“ lautet die Devise, nicht „Was nicht passt wird passend gemacht“.

Mitarbeiter miteinbeziehen

In dieser Bewertung der Praktikabilität von Microsoft Teams ist im zweiten Schritt immer auch die Meinung der Mitarbeiter gefragt. Mitarbeiter sollten so früh wie möglich in den Einführungsprozess mit einbezogen werden. Diese Erkenntnis hat sich bei uns schnell herauskristallisiert. Die Einschätzung der Belegschaft ist nicht zuletzt deshalb wertvoll, da es die Mitarbeiter sind, die tagtäglich mit dem Programm arbeiten sollen und deshalb am besten erkennen können, wo Bedarf besteht.

Nachdem wir das Projekt resettet hatten, stand bei iwm daher eine Mitarbeiterschulung in Sachen Teams mit anschließender Diskussionsrunde auf dem Programm. Gemeinsam erarbeiteten wir, wer über was informieren soll und wie und wo dies von statten gehen kann. Eine zeitgemäße Vorgehensweise, welche sich bewährt hat und die wir nur weiterempfehlen können.

Fazit

Microsoft Teams bietet, ungeachtet einiger Limitierungen, die man immer berücksichtigen muss, sehr viel Potenzial für die interne Kommunikation und Projektarbeit im Unternehmen. Richtig eingesetzt erleichtert die Plattform die Zusammenarbeit unter Kollegen, während eine überhastete Herangehensweise den Arbeitsalltag leicht verkomplizieren kann. Unsere Handlungsempfehlung lautet deshalb: Machen sie sich zuallererst ein Bild von den Möglichkeiten der Plattform und entscheiden Sie dann in Ruhe, welche Unternehmensprozesse über die Software abgebildet werden können.

Natürlich unterstützen wir Sie gerne dabei. Bei Rückfragen zum Thema stehen Ihnen unsere Experten jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Darüber hinaus haben wir unser Schulungsprogramm um ein Grundlagentraining für Microsoft Teams erweitert. Für zusätzliche Informationen oder Terminvereinbarungen sprechen Sie uns einfach über das Kontaktformular auf dieser Seite, per E-Mail oder Telefon an!