Microsoft 365: Mehr als nur traditionelle Office-Anwendungen

Microsoft Office mit den traditionellen Komponenten Word, Excel, PowerPoint und Outlook unterstützt Mitarbeiter von Unternehmen jeder Größenordnung seit nunmehr über 30 Jahren bei der Bewältigung alltäglicher Büroarbeiten. Seit der Einführung der abonnementbasierten Online-Version der Software, Microsoft Office 365, im Juni 2011 erweitert das Technologieunternehmen aus Redmond nun kontinuierlich die Produktpalette. Heute hat sich das Office-Paket längst zur umfangreichen Produktivitäts-Suite emanzipiert. Jüngst gab es folgerichtig ein Rebranding. Aus Office 365 wird Microsoft 365. Grund genug die neuen Dienste einmal näher vorzustellen.

Microsoft OneDrive, SharePoint und Teams

Mit Microsoft OneDrive, Microsoft SharePoint und Microsoft Teams umfasst das Tool-Set von Microsoft 365 gleich drei Anwendungen, die Dateiablagemöglichkeiten bieten. Es ist deshalb wichtig, die Unterschiede, Stärken und Schwächen jeder Lösung zu betrachten, um zu entscheiden, wie man die Tools für sich nutzen möchte.

Bei Microsoft OneDrive handelt es sich um einen Datei-Hosting- und Synchronisationsdienst, welcher vornehmlich als individueller Arbeitsbereich dient und lediglich im privaten Gebrauch als Hauptablageort im Rahmen des Dokumentenmanagement in Frage kommt. Hier steht also für Unternehmen nicht die strukturierte Dateiablage im Vordergrund, sondern vielmehr die (kurzzeitige) Sicherung respektive Auslagerung von Dateien.

Als Plattform für Dokumentenmanagement mit Inhaltsverwaltung, Metadaten und benutzerangepasste Suchfunktionen eignet sich hingegen ganz besonders Microsoft SharePoint. Doch auch Möglichkeiten der Zusammenarbeit sind vorhanden, sodass man SharePoint ohne weiteres zum Intranet des Unternehmens erheben kann. Dann dient das Tool gleichermaßen als zentraler Ort für die Speicherung von Dokumenten und Unternehmensinformationen sowie Geschäftsanwendungen.

Microsoft Teams ist eine Kollaborations-Plattform, in welcher die Dateiablage in erster Linie zum Zwecke der Zusammenarbeit an Dateien in einem Projektteam dient und standardmäßig in OneDrive (bei individuellen Chats) oder SharePoint (bei angelegten Teams) erfolgt. Im Mittelpunkt stehen ganz klar der Arbeitsplatz-Chat, Videokonferenzen, Anwendungsintegration und Gruppenzusammenarbeit, sodass Teams eher als Erweiterung, nicht als Ersatz der beiden anderen Tools verstanden werden kann. Wir haben in der Vergangenheit bereits über Funktionen und mögliche Einsatzszenarien von Microsoft Teams berichtet.

Microsoft Planner

Mit Microsoft Planner verwalten Sie Ihre Projektaufgaben und behalten jederzeit den Überblick über Fortschritt, Verantwortlichkeiten und Ressourcen. Das Tool beinhaltet dabei mehr als eine simple To-Do-Liste. Im Mittelpunkt steht auch hier die Teamarbeit. Erstellen Sie mit nur wenigen Klicks neue Pläne für die Projektgruppe, organisieren Sie Aufgaben und weisen Sie diese den zuständigen Mitarbeitern zu. Ist eine Aufgabe im Team zu erledigen, besteht die Möglichkeit, Dateien gemeinsam zu bearbeiten und sich mit anderen zu unterhalten – ohne dass sie dafür die Anwendung wechseln müssen.

Die Handhabe ist denkbar einfach und intuitiv. Jeder Plan hat eine eigene Übersicht, in der die Anordnung von Aufgaben oder eine Statusaktualisierung durch Drag & Drop einfach von der Hand geht. Ihre persönliche Aufgabenliste über alle Pläne hinweg rufen Sie über die Schaltfläche „Meine Aufgaben“ ab.

Für Vorgesetzte und Projektleiter besonders interessant: Microsoft Planner bietet für jeden Plan eine Reporting-Funktion in Diagrammform sowie einen Zeitplan. So bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Als Clouddienst kann das Tool von praktisch allen Geräten und standortunabhängig aufgerufen werden.

Microsoft Power Automate

Zeit ist bekanntlich Geld, und Zeit spart man durch effizientes Arbeiten. Damit Sie Routineaufgaben nicht länger ausbremsen, hat Microsoft die Anwendung Power Automate, ehemals Flow, entwickelt. Hinter Power Automate verbirgt sich ein cloudbasiertes Web-Tool für das Erstellen von automatisierten Workflows über mehrere Anwendungen und Dienste hinweg. Das Tool eignet sich besonders für einfache Pushnachrichten und Freigabeprozesse, ist aber auch in der Lage Content-Management zu betreiben und komplexe Geschäftsprozesse abzubilden. Microsoft stellt dafür bereits einige Vorlagen bereit, die lediglich mit Informationen gefüllt werden müssen. Alternativ besteht jedoch auch die Möglichkeit, Flows von Grund auf neue zu erstellen.

Mithilfe des AI Builders können Sie darüber hinaus maßgeschneiderte KI-Modelle erstellen, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Spracherkennung und Visitenkartenleser sind nur zwei der Funktionen, die auf diese Weise Ihre Produktivität nachhaltig verbessern.

Microsoft Sway

Sie sind Projektleiter und sollen der Geschäftsleitung kurzfristig den aktuellen Status präsentieren? Dann bleibt in der Regel keine Zeit, um eine aufwendige PowerPoint-Präsentation zu erstellen. Müssen Sie auch nicht, denn dafür eignet sich Microsoft Sway viel besser. Sway ist eine App im Microsoft 365-Portfolio, mit der Sie interaktive Berichte, persönliche Geschichten, Präsentationen und vieles mehr auf einfache Weise erstellen und teilen können.

Der Vorteil: Das Tool übernimmt die Formatierung für Sie. Das integrierte Entwurfsmodul sorgt dafür, dass Ihre Präsentation immer optimal aussieht. Sie müssen lediglich Texte, Bilder und Videos in die dafür vorgesehenen und entsprechend markierten Bereiche einfügen. Den fertigen Sway können Sie anschließend ausgewählten Personen freigeben oder in den sozialen Medien teilen.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote gehört bereits seit 2003 zum Office-Paket, blieb aber über all die Jahre bislang weitestgehend unter dem Radar der Nutzer. Als Teil von Microsoft 365 liegt OneNote jetzt in der Cloud und gewinnt auch vor dem Hintergrund der Beliebtheit von Tablet-PCs mit Stiftbedienung zunehmend an Relevanz. OneNote ist die digitale Version Ihres gebundenen Kalenders und ersetzt die unübersichtliche Zettelwirtschaft handgeschriebener Notizen. Neben einfachen Texten lassen sich auch Grafiken, Bilder und Listen leicht verwalten und sogar Webseiten oder Videos hinzufügen. Eingescannte Artikel wandelt die Anwendung in durchsuchbare Texte um. Anders als analoge Notizbücher lassen sich alle Inhalte aus Microsoft OneNote bei Bedarf schnell und einfach mit Kollegen teilen. Auch eine gemeinsame Bearbeitung, etwa im Projektteam, ist möglich. Sie sparen also nicht nur Papier, sondern haben einen echten Mehrwert.

Ein Tipp von uns: Denken Sie um die Ecke und nutzen Sie Microsoft OneNote als Wiki, zum Beispiel in Form eines Produktkataloges mit allem Wissenswerten rund um Ihre Artikel. Alternativ können Sie in OneNote auch Anleitungen oder Formulare zur Verfügung stellen, die man immer wieder benötigt, oder ein Abteilungshandbuch mit Beschreibungen von Regeln und Abläufen führen.

Microsoft Forms

Wer Abstimmungen, Quizze oder Umfragen durchführen möchte, sollte bei Microsoft Forms vorbeischauen. Dort können Sie ohne viel Aufwand Fragebögen erstellen, kreativ gestalten sowie Ergebnisse einfach anzeigen und mithilfe der integrierten Analysefunktion auswerten. Natürlich online und in jedem beliebigen Webbrowser und sogar auf mobilen Endgeräten. Für jedes erstellte Formular können Sie individuell festlegen, wer es bekommen soll. Auf Wunsch können Sie es als Hyperlink, QR-Code oder E-Mail verteilen und sogar auf einer Webseite einbinden.

Nutzen Sie Microsoft Forms doch zur internen Abstimmung oder organisieren Sie Einstellungstests, welche gleich für Sie ausgewertet werden. Vielleicht möchten sie aber auch herausfinden, wie zufrieden die Kunden mit Ihren Produkten sind? Ergebnisse können übrigens auch in Excel exportiert oder über einen Zusammenfassungslink an andere weitergegeben werden.

Kommunikations- Apps

Mit Kaizala und Yammer schickt Microsoft zwei weitere Kommunikationstools in Rennen. Yammer ermöglicht es Ihnen, den Kontakt zu Ihrem Netzwerk von Kollegen herzustellen und zu halten, und direkten auf im Unternehmen vorhandene Kenntnisse zuzugreifen. Microsoft Kaizala ist hingegen eine einfache und sichere App für Arbeitsverwaltung und mobiles Messaging, die ein wenig an WhatsApp erinnert. Welche Kommunikationsapp für Sie in Frage kommt – Teams, Yammer, Kaizala oder eine Kombination zweier oder aller drei Produkte – hängt letztlich immer vom Einzelfall und den persönlichen Anforderungen ab. Im Vorfeld sollte deshalb immer bereits klar definiert sein, was man erreichen möchte und auf dieser Basis dann das perfekte Tool dafür für sich gewählt werden.

Mit Kaizala und Yammer schickt Microsoft zwei weitere Kommunikationstools in Rennen. Yammer ermöglicht es Ihnen, den Kontakt zu Ihrem Netzwerk von Kollegen herzustellen und zu halten, und direkten auf im Unternehmen vorhandene Kenntnisse zuzugreifen. Microsoft Kaizala ist hingegen eine einfache und sichere App für Arbeitsverwaltung und mobiles Messaging, die ein wenig an WhatsApp erinnert. Welche Kommunikationsapp für Sie in Frage kommt – Teams, Yammer, Kaizala oder eine Kombination zweier oder aller drei Produkte – hängt letztlich immer vom Einzelfall und den persönlichen Anforderungen ab. Im Vorfeld sollte deshalb immer bereits klar definiert sein, was man erreichen möchte und auf dieser Basis dann das perfekte Tool dafür für sich gewählt werden.

Weitere Anwendungen

Über die genannten Anwendungen hinaus gehören einige weitere Apps zum Produktumfang von Microsoft 365. Microsoft Power BI haben wir an anderer Stelle bereits ausführlich vorgestellt. Ferner stehen natürlich auch Word, Excel, PowerPoint und Outlook weiterhin zur Verfügung.

Weitere Anwendungen im Tool-Set sind der intelligente Videodienst Microsoft Stream zum Teilen von Inhalten, der digitale Freiform-Zeichenbereich Whiteboard sowie MyAnalytics zur Auswertung Ihrer Gewohnheiten. Hier geht es um die Identifizierung von Möglichkeiten, die einem dabei helfen, wieder die Kontrolle über die Zeit zu erlangen. Mit Microsoft Delve sehen Sie darüber hinaus auf einen Blick, woran die Kollegen derzeit arbeiten. Zudem erfahren Sie in Delve mehr über die Personen in Ihrer Organisation, was vor allem in größeren Organisationen mit vielen Mitarbeitern interessant ist.

Bitte beachten Sie, dass der tatsächliche Leistungsumfang von Microsoft 365 vom gewählten Tarif abhängt, sodass womöglich einige der hier vorgestellten Anwendungen für Sie nicht zur Verfügung stehen. Bei Fragen zu Tarifen oder Anwendungen stehen Ihnen unsere ausgewiesenen Experten jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Sprechen Sie uns einfach über das Kontaktformular auf dieser Seite, per E-Mail oder Telefon an!