Nein, keine Angst. Wir sind nicht in den Pferdesport eingestiegen. Beim ZUGFeRD handelt es sich nicht um ein Pferd mit vier Beinen und einer Mähne, sondern um den Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, oder eben kurz: ZUGFeRD. Wir stellen Ihnen Spezifikation näher vor und zeigen Ihnen die Möglichkeiten, welche die Sage 100 und der PrintService im iwm Process Manager bieten.

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ist unter dem Dach der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) geförderten Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. angesiedelt und dessen Zentraler User Guide am 11. März 2019 in der Version 2.0 erschienen. Es handelt sich um ein Standardformat Typ PDF/A mit eingebetteter XML-Datei für die Übermittlung elektronischer Rechnungen in Deutschland, dass sowohl Unternehmen als auch der öffentlichen Verwaltung frei zugänglich ist. Ziel der Initiative ist der schnelle, komfortable und einfache elektronisch Austausch zwischen Unternehmen beziehungsweise Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Die Zielgruppe umfasst Organisationen jeder Größenordnung, insbesondere aber kleine und kleinste Unternehmen, die naturgemäß im Verlauf eines Jahres nur wenige Rechnungen stellen. Der Einsatz des ZUGFeRD-Formates soll die Kosten der Rechnungsstellung aufgrund des Wegfalls von Material und Portokosten sowie der automatischen Verarbeitung senken und seinen Teil dazu beitragen, das Rechnungswesen durch optimierte Prozesse in Zukunft wesentlich effizienter zu gestalten.

ZUGFeRD in der Sage 100

In der Sage 100 ist die Funktion „elektronische Rechnung ZUGFeRD“ im Komfortpaket enthalten. Um sie für einen Kunden zu aktivieren muss in den Grundlagen der Kundenstammdaten das entsprechende Feld mit „Ja“ markiert werden. Die Rechnung kann dann als Sofort- oder Direktrechnung erstellt und über das Office Line Mail versendet werden. Andere PDF-Drucker betten unter Umständen die XML-Datei nicht ein und sind deshalb mit Vorsicht zu genießen. Nun kann man die erstellte Datei an den Empfänger versenden. Dieser kann frei entscheiden, ob er sich das Dokument als PDF oder XML-Datei anzeigen lassen und weiterverarbeiten möchte.

ZUGFeRD mit dem iwm Process Manager

Der PrintService unseres iwm Process Managers vereinfacht die Einkaufs- und Verkaufsprozesse, indem er in der Sage 100 erstellte Belege automatisch druckt oder im Zusammenspiel mit dem E-Mail-PlugIn des iwmClients eine pdf-Datei anlegt. Natürlich unterstützt das Tool auch die „elektronische Rechnung ZUGFeRD“, sodass Ihre Dokumente jederzeit allen Anforderungen der deutschen Behörden genügen.

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