In Zeiten gestiegener wirtschaftlicher Komplexität und wachsender Herausforderungen des Marktes gehören integrierte Geschäftsprozesse zu den Schlüsselfaktoren für Unternehmen. Gerade der Klein- und Mittelstand profitiert im hart umkämpften Wettbewerb von durch vereinfachte Abläufe gewonnener Produktivität. Für die Steuerung und Automatisierung komplexer Geschäftsvorgänge sorgen vor allem Enterprise-Management-Systeme. Hinter diesem Begriff verbirgt sich eine Weiterentwicklung klassischer ERP-Lösungen, die alle Unternehmensprozesse aus einer Oberfläche heraus vollumfänglich, transparent und größtmöglich digital vernetzt abbildet, dabei modular aufgebaut ist und plötzlich eintretenden Veränderungen der Rahmenbedingungen flexibel begegnet.

Seit vielen Jahren ist die Sage GmbH als Anbieter innovativer ERP-Produkte für den deutschen Mittelstand etabliert. Als langjähriger Entwicklungs-Partner möchten wir Ihnen die Sage 100cloud in einer fünfteiligen Reihe näher vorstellen. Teil 5 unserer Beitragsreihe behandelt die Digitalisierung des Personalwesens in Form einer umfangreichen ERP-Lösung. Die Sage GmbH vollzieht in der Sage 100cloud den Wandel der Arbeitswelt 1.0 zur Arbeitswelt 4.0 mit seiner HR Suite Plus.

Zeit für wichtige Aufgaben freimachen

Das Personalwesen in Unternehmen entwickelt sich zunehmend von einer reinen Personalverwaltung zum umfangreichen Personalmanagement. Dieser Paradigmenwechsel ist ganz einfach zu erklären: In Zeiten demographischen Wandels und Fachkräftemangels rücken für den Personaler neben Stammdatenverwaltung, Gehaltsabrechnung und Arbeitszeiterfassung dynamische Faktoren wie Talent Management, Performance Management, Teambuilding, Kulturentwicklung und Employer Branding in den Vordergrund. Sie werden in diesem Sinne zum ersten Ansprechpartner für den Mitarbeiter, vermitteln bei Problemen zwischen Management und Belegschaft. Um dem Mitarbeiter dafür wertvolle Zeit zu verschaffen, ist der Einsatz von flexiblen ERP-Systemen im breiten Feld der Human Ressources (HR) empfehlenswert. Optimierte Kernprozesse, die den administrativen Aufwand verringern, sparen neben Zeit auch Kosten, leisten somit einen messbaren Wertschöpfungsbeitrag und fördern die zwischenmenschliche Kommunikation. Eine verbesserte menschliche Komponente führt wiederum zu zufriedenerem Personal und liefert seinen Beitrag dazu, Fluktuation im Unternehmen zu verringern.

Mitarbeiter abholen mit einem Mitarbeiterportal

Für den Mitarbeiter da zu sein entwickelt sich wie oben beschrieben zur Kernkompetenz eines Personalers. Mitarbeiterportale bieten genau die richtige Plattform dafür. In Form einer von jedem zu erreichenden Web-Oberfläche liefern diese nicht nur zielgerichtet Informationen über das Unternehmen und die eigene Mitarbeiterakte, sie verkürzen darüber hinaus auch den Kommunikationsweg. Anliegen können schnell und unkompliziert vorgetragen und Freigabeprozesse bei Urlaubsanträgen oder Reisekostenabrechnungen spielend leicht abgewickelt werden.

Übrigens: Wie oft kommt es vor, dass neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag hochmotiviert auf der Arbeit erscheinen, aber der Arbeitsplatz noch nicht fertig eingerichtet ist oder sich niemand so richtig um sie kümmert. Auch solche Onboarding-Prozesse können vom Personalwesen über ein Mitarbeiterportal begleitet werden, denn die zentrale Aufgabe der HR muss es sein, gerade neue Mitarbeiter persönlich zu unterstützen, Feedback von ihnen einzuholen und die Rahmenbedingungen zu planen.

Sage 100cloud HR Suite Plus

HR Suite Plus erweitert die digitale Personalverwaltung, welche traditionell die Bereiche Stammdatenverwaltung, Gehaltsabrechnung und Arbeitszeiterfassung beinhaltet und die natürlich auch weiterhin zum Produktumfang gehört, um Funktionalitäten der Arbeitswelt 4.0. Die Software-Lösung ist modular aufgebaut und auch bei komplexeren Organisationen mit Schichtarbeit, Bereitschaften, Gleitzeiten, Zutrittskontrolle oder Projektzeitenerfassung sofort einsatzbereit. Das Modul ist in die vier Hauptmodule Bewerbermanagement, Personalmanagement, Personalabrechnung und Zeitmanagement unterteilt. Natürlich wartet auch die HR Suite Plus mit dem bewährten Look and Feel der anderen aus der Sage 100cloud bekannten Produkte auf.

Einen wichtigen Vorteil der Baukastenform stellt der Verzicht auf Schnittstellen dar. Weil in nur einem Stammdatensatz gearbeitet wird, entfällt der Mehraufwand etwa bei Namensänderungen. Einmal vorgenommen, reicht das System die Änderung an alle relevanten Stellen durch. Tools, wie zum Beispiel das Mitarbeiterportal legen sich somit nur um diesen einen Stammdatensatz. Entsprechend leicht können Nutzer daher Daten einsehen oder Änderungen beantragen. Auch Reiseanträge und Urlaubsanträge, Fehlzeiten, der Unterweisungsstatus sowie Aufgaben im Onboarding-Prozess können im Mitarbeiterportal bearbeitet werden.

Der Personaler profitiert von umfangreichen bereichsübergreifenden Auswertungsmöglichkeiten. Sie sollen mal eben dem Chef eine Fehlzeitenauswertung zur Verfügung stellen? Mit dem HR-Tool von Sage ist „mal eben“ keine Floskel mehr. Auch bis dato digital nur schwer nachzuvollziehende Daten stehen auf Knopfdruck parat. So liefert das System in Echtzeit eine Auswertung des Jahresgehalts eines Mitarbeiters in Relation zu seinen Fähigkeiten.

Das Hauptmodul „Bewerbermanagement“ erlaubt die Erstellung von Stellenausschreibungen und deren Veröffentlichung im Intranet oder auf Onlineportalen. Digitale Bewerbungseingänge logt das System nach deren Herkunft. Alle Informationen sind jederzeit einseh- und filterbar. Ein weiterer Vorteil: Der Bewerbungsprozess kann leicht automatisiert werden. Wenn ein Bewerber durch Setzen des grünen Daumens eine positive Bewertung bekommt, kann HR Suite Plus, sofern gewünscht, die Daten automatisch an die Fachabteilung senden. Ein grüner Daumen seitens der Fachabteilung würde in diesem Szenario dann den Bewerber automatisiert zum Telefoninterview einladen. Auch die Kommunikation mit dem Bewerber läuft auf Wunsch vollautomatisiert ab. Bei Bewerbungserhalt bekommt er dann eine standardisierte Eingangsbestätigung. Ist die darin angegebene voraussichtliche Bearbeitungszeit überschrittet, gibt das System automatisch eine Rückmeldung mit der Bitte um noch etwas Geduld. Die gesamte Kommunikation findet sich dabei in einem lückenlosen Protokoll wieder.

Weitere Tools der Sage 100cloud HR Suite Plus:

    • Workflow-Designer für die Erstellung von individuellen Mitarbeiterprozessen
    • HR Controlling Center mit umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten
    • Intelligentes und mit Terminals sowie Smartphones nutzbares Zeiterfassungstool
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Fazit

Wir sind nun am Ende unserer kleinen Reise angelangt. In fünf Beitragen haben wir Ihnen Einsatzszenarien von integrierter ERP-Software aufgezeigt, welche den wachsenden Herausforderungen des Marktes Rechnung tragen und durch vereinfachte Abläufe in vielen Bereichen des Unternehmens Produktivität steigern. Mit der Sage 100cloud verfügt die Sage GmbH über eine Software-Lösung, die sich den Bedürfnissen anpasst, dabei cloud connected ist und dank maßgeschneiderter Prozesse bereits viele Kunden zu durchschlagendem Erfolg verholfen hat.

Bei Rückfragen zum Thema stehen Ihnen unsere ausgewiesenen Experten jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Sprechen Sie uns einfach über das Kontaktformular auf dieser Seite, per E-Mail oder Telefon an!