Die Digitalisierung im Klein- und Mittelstand bietet scheinbar unbegrenzte Möglichkeiten. Gleichzeitig sind viele Anwender jedoch mit der damit einhergehenden Softwarevielfalt überfordert. Anbieter setzen daher auf Konnektivität von Programmen. Unser Service-Management-System checkiteasy ist auf diese Weise mit Microsoft Outlook und anderen Datenbanken verknüpft.

Digitalisierung verändert die Wirtschaft. Sie treibt die Innovationsfähigkeit von Unternehmen, erhöht deren Produktivität, automatisiert Prozesse und vernetzt alle Bereiche von Industrie und Gesellschaft. Dabei steht sie niemals still und bietet immer wieder neue Chancen und Potenziale. Gleichzeitig steigt jedoch der Datenverkehr. Während der Großteil der Entscheider von den Möglichkeiten der Digitalisierung überzeugt ist und Bereitschaft signalisiert, in die Zukunft zu investieren, überfordert die daraus resultierende Produktvielfalt daher zunehmend viele Anwender an der Basis.

Informationsaustausch geschieht über Telefon, E-Mail, Microsoft Teams, womöglich sogar über die sozialen Medien oder weitere Kommunikations-Dienste wie WhatsApp, Yammer oder Zoom. Hinzu kommen Enterprise-Resource-Planning (ERP)– und Customer-Relationship-Management (CRM)-Systeme, in welchen Informationen zu Kontakten, Terminen, Daten und Tickets eingepflegt werden wollen. Das sorgt zwangsläufig für eine Reizüberflutung und das Risiko steigt, dass wichtige Informationen verloren gehen, gar nicht erst wahrgenommen werden oder zuständige Kollegen nicht erreichen.

Bewusst auf Kommunikationstools zu verzichten ist zwar möglich, aber keine empfehlenswerte Lösung. Natürlich könnte man sich intern konsequent fokussieren. Die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten kann man jedoch auf diese Weise nicht beeinflussen. Dafür ist der Digitalisierungsgrad noch zu verschieden. Deshalb muss man andere Wege finden, um Ordnung ins Chaos zu bringen. Eine Möglichkeit ist, als Produktentwickler von vornherein Konnektivität verschiedener Tools sicherzustellen, um den Kommunikationsfluss untereinander so weit wie möglich zu automatisieren.

Für unsere Service-Management-Lösung checkiteasy entwickelten wir daher einen Outlook-Konnektor, welcher E-Mails auf Knopfdruck als Nachricht ins System übergibt. Enthält der Betreff der elektronischen Post eine Ticket- oder Verkaufschancennummer, wird der Inhalt gleich dem richtigen Vorgang zugeordnet. Andernfalls erstellt das System ein neues Ticket. Darüber hinaus lassen sich mit dem Add-On aus Outlook heraus Kontakte und Termine pflegen. Der Outlook-Konnektor ist leicht zu installieren und über das Menüband aufzurufen. Für den Log-in verwenden Sie Ihr gewohntes Benutzer-Passwort.