Viele Unternehmen führen zum Jahresende eine Stichtagsinventur durch. Die Planung und Durchführung der Inventur in der Sage 100 folgt immer einem festen Ablauf. iwm bietet zur Unterstützung darüber hinaus eine Scannerlösung zur einfachen Ermittlung und Eingabe der Mengen und Werte der Artikel.

Jedes Jahr aufs Neue steht in vielen Unternehmen kurz vor Weihnachten noch die Inventur an. Manchmal erweist sich die jährliche Bestandsaufnahme als Probe für die Nerven der beteiligten Mitarbeiter. Wer die Abläufe im Blick behält und auf Scannerlösungen zur einfachen Ermittlung und Eingabe der Mengen und Werte vertraut, braucht die Stichtagsinventur jedoch nicht zu fürchten. Um die Nutzer der Sage 100-ERP-Lösung vorzubereiten, möchten wir in diesem Blog-Beitrag erläutern, was im Einzelnen zu beachten ist.

Grundsätzlich besteht die Inventur in der Sage 100 aus vier Schritten. Sie beginnt mit der Inventureröffnung und dem Druck der Zähllisten (1), setzt sich mit dem Zählen und Erfassen der Daten fort (2), bevor zunächst die Inventurauswertungen (3) und schließlich der Inventurabschluss (4) folgen. Alle Masken finden Sie in der Sage 100 im Hauptmenü im Bereich „Lager“ unter „Lagerinventur“.

Inventureröffnung und Ausdruck der Inventurzähllisten

Öffnen Sie die Befehlsliste zur Stichtagsinventur und wählen Sie „Inventureröffnung“. Hier ist zu bedenken, dass selbige immer pro Lagerort erfolgt, selbst wenn Sie eine Eingrenzung in der Maske nach Artikel oder Artikelgruppe vornehmen. Eine Zähllistenbezeichnung und Eingaben zum Personal können Sie indes nur eingeben, wenn die erweiterte Lagerwirtschaft installiert ist. Andernfalls wird die Zählliste immer mit Standard bezeichnet. In der Eingabemaske nehmen Sie an dieser Stelle die Einstellung zum Sperrstatus vor. Dieser legt fest, ob und zu welchem Zeitpunkt das Lager für Buchungen gesperrt wird. Wir empfehlen hier die Einstellung „Ab Eröffnung sperren“, da alle anderen Auswahlmöglichkeiten leicht zu Abweichungen führen können. Ein Klick auf „Ok“ schließt den Vorgang der Eröffnung ab.

Den Druck der Inventurzähllisten führen Sie in einem eigenen Menüpunkt durch. Zur Auswahl stehen die Möglichkeiten „Infodruck“ mit Druckvorschau und „Endgültiger Druck“. Das Zähldatum wird in der weiteren Bearbeitung der Inventur mit dem Belegdatum vorgeschlagen und kann hier geändert werden. Darüber hinaus entscheiden Sie selbst, ob Buchbestände oder Chargen- und Seriennummern mit ausgedruckt werden sollen. Nach dem Druck erhalten Sie eine Abfrage, ob der Ausdruck in Ordnung war. Bestätigen Sie diese mit „Ja“, ist die Zählliste als gedruckt gekennzeichnet.

Zählen und Inventurerfassung

Bewaffnet mit den ausgedruckten Zähllisten beginnt das eigentliche Zählen der Artikel im Lager durch Ihre Mitarbeiter. Beachten Sie, dass der Listenaufbau nun nicht mehr verändert werden kann. Zudem unterliegen auch die Listen einer Aufbewahrungspflicht.

Zum Erfassen Ihrer Ergebnisse wählen Sie den gleichnamigen Menüpunkt und dort die zu erfassende Zählliste aus. Die Sortierung entspricht der der Listen. Geben Sie in der Spalte „Gezählt“ die ermittelten Werte ein. Über die Schaltfläche „Optionen“ können Sie, sofern notwendig, neue Artikel hinzufügen oder Artikel aus der Liste herauslöschen.

Wenn Sie die Zählliste nicht vollständig erfasst haben, können Sie zwar die Erfassung beenden aber die Inventur nicht abschließen. Eine Programmmeldung erinnert Sie in diesem Fall an noch fehlende Erfassungspositionen.

Inventurauswertungen

In diesem Schritt der Inventur stehen die Listen „Inventurerfassungsprotokoll“, „Nachzähllisten“, „Inventurdifferenzen“ und „Inventurbewertungen“ mit den entsprechenden Funktionalitäten zur Verfügung. In allen Auswertungen können Sie über Vorschaltdialoge Eingrenzungen der Artikel vornehmen. Beachten Sie, dass Ihnen die Listen nach dem Abschluss der Inventur nur noch teilweise zur Verfügung stehen. Daher empfehlen wir, sofern dies beabsichtigt ist, den Ausdruck und die Archivierung noch vor dem Inventurabschluss vorzunehmen.

Inventurabschluss

Die Inventurübernahme erfolgt über den entsprechenden Programmpunkt vollständig oder einzeln je Zählliste. Erst wenn alle Artikel der Zählliste erfasst wurden, können die Werte übernommen werden. Die Bestandsveränderungen werden durchgeführt und die Inventur für das Geschäftsjahr abgespeichert. Anschließend wird ein Protokoll ausgedruckt und zeigt die Information über die abgeschlossene Inventur.

Vereinfachung durch iwm Scanner Client-Modul Inventur

Haben Sie das Modul Inventur des iwm Scanner Clients im Einsatz müssen Sie die jährliche Bestandsaufnahme nicht mehr fürchten. Mithilfe von Android- oder Windows-Scannern zur mobilen Online-Datenerfassung unterstützt Sie das Modul bei der Ermittlung und Eingabe aller Mengen und Werte der Artikel. Ein kurzer Scan genügt, und die Daten werden erfasst. Das Modul unterstützt die Standard-Inventur-Aufnahme der Sage 100 und gibt auf Wunsch Protokolle über Informationen, wie zum Beispiel User, gescannter Bestand, Datum oder Uhrzeit aus. Sie vereinfachen nachhaltig den Prozess der Zähllistenbearbeitung und Inventurerfassung, sparen darüber hinaus Papier und minimieren Fehlerquellen.

Das Modul iwm Inventur kann mit einer günstigen Third Party Lizenz von Sage genutzt werden. Grundvoraussetzung ist ein Terminalserver auf Basis Windows Server 2016.

Sollten Sie im Vorfeld Ihrer Inventur Unterstützung durch uns benötigen oder an der Scanner-Lösung von iwm interessiert sein, helfen wir Ihnen natürlich gerne. Um zu gewährleisten, dass wir in der hektischen Vorweihnachtszeit noch einen Termin in unserem prallgefüllten Terminkalender für Sie finden, bitten wir Sie jedoch, sich frühzeitig über das Kontaktformular auf dieser Seite, per E-Mail oder Telefon mit uns in Verbindung zu setzen.