Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus? Dieser Frage gingen bereits vor dem Coronavirus viele Wissenschaftler nach. Neben revolutionären Raumkonzepten und flexibleren Arbeitszeiten erwarteten sie vor allem Veränderungen im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung. Neue Technologien eröffnen schließlich ganz neue Möglichkeiten, unter anderem für das Arbeiten von zuhause oder unterwegs. Während die Forscher ursprünglich von einer kontinuierlichen Veränderung in den nächsten fünf bis zehn Jahren ausgingen, beobachten wir heute, dass die Corona-Krise den Vorgang in vielerlei Hinsicht beschleunigt. Nehmen wir dank des neuartigen Virus etwa unbeabsichtigt eine Abkürzung in die Zukunft? In diesem Blog-Beitrag möchten wir die IT-Seite in diesem Zusammenhang näher beleuchten.

Notfallmaßnahme oder New Work?

Angesichts erschreckender Bilder vor allem aus Italien, exponentiell steigenden Corona-Fallzahlen auch in Deutschland, der Tristes häuslicher Isolation sowie Hamsterkäufen in den Supermärkten fällt es schwer, der Corona-Krise etwas Positives abzugewinnen. Nüchtern betrachtet sehen wir IT-Experten jedoch zumindest in einer Hinsicht eine Entwicklung auch mit einem zumindest nicht weinenden Auge. Immer mehr Unternehmen befassen sich, wenn auch leider notgedrungen und im Panik-Modus, mit einer Neuausrichtung des Arbeitsumfelds ihrer Mitarbeiter. Mit dem Schritt, die Belegschaft ins Home-Office zu schicken, neue Kommunikations- und Kollaborationstools zu nutzen und die technische Ausstattung zu prüfen und gegebenenfalls alte Hardware durch modernste Technik zu ersetzen, gehen sie jetzt einen Weg, der schon in ruhigeren Zeiten vorgezeichnet war. Wenn auch nicht so plötzlich von heute auf morgen und auch nicht unter so dramatischen Umständen, sondern vielmehr kontinuierlich in den kommenden Jahren gingen wir, mit der Digitalisierung als Katalysator, schon vor der Corona-Krise von einem Paradigmenwechsel bei der Arbeitsplatzgestaltung aus. Eine New Work Experience, die Unternehmen und Arbeitnehmern unter anderen Umständen viele Vorteile bringen kann. Einige dieser Erfahrungen machen wir schon jetzt, ganz plötzlich und mit den Corona-Maßnahmen als treibenden Kraft. Es wird interessant sein zu sehen, ob Corona die Arbeitswelt nachhaltig verändert oder wir nach überstandener Krise wieder zur Ausgangslage zurückkehren.

Aus diesem gegebenen Anlass möchten wir den Arbeitsplatz der Zukunft einmal genauer unter die Lupe nehmen, seine Vorteile in Relation zur aktuellen Situation stellen und mit den Erwartungen aus der Zeit vor der Krise vergleichen.

Erwartungen der Mitarbeiter – und der Status Quo in der Corona-Krise

Im Juni 2017, zweieinhalb Jahre vor den ersten Corona-Fällen in China, befragte das Münchner Unternehmen IDG Research Services über 1.500 Unternehmen und Mitarbeiter zu ihren Vorstellungen über den „Arbeitsplatz der Zukunft“. Mehrfachnennungen waren möglich. Nicht weniger als sechs der zehn meistgenannten Antworten damals spielen in der Corona-Krise heute eine bedeutende Rolle. So gingen fast 80 Prozent der Befragten von einer erhöhten Home-Office-Quote und vermehrten Remote-Arbeiten sowie, damit einhergehend, überarbeiteten Arbeitszeitmodellen aus. Während Heimarbeit bislang vornehmlich dem Management vorbehalten war, zwingen die Corona-Maßnahmen zum Schutz der Bevölkerung auch viele „normale“ Büroangestellte dazu, ins Home-Office zu wechseln. Eine Abkürzung zum Arbeitsplatz der Zukunft? Check! Jetzt, wo die Infrastruktur einmal eingerichtet wurde, muss man den Mitarbeitern die Möglichkeit auch nach Beendigung des Shutdowns ein/zwei Tage die Woche von daheim zu arbeiten ja nicht wieder nehmen.

Es lohnt sich auch den Platz zwei im Ranking, die Mobilität (mit über 70 Prozent der Stimmen), angesichts der Corona-Krise näher zu betrachten. Mobilität bedeutet, flexibel entscheiden zu können, wo man arbeitet – im Büro, von unterwegs während einer Geschäftsreise, im Café, am Strand oder eben im Home-Office. Die Technologie macht dies ohne Weiteres möglich. Die wenigen Voraussetzungen: Ein mobiles Endgerät und im Normalfall auch ein Internetzugang, damit man mittels sicherem VPN-Tunnel auch von außerhalb auf das Firmennetzwerk zugreifen kann. Um Mobilität der Mitarbeiter in Zeiten von Corona sicherzustellen, investieren viele Unternehmen kurzfristig in geeignete Hardware wie zum Beispiel Notebooks. Hardware, die auch nach der Corona-Krise weiter genutzt werden kann. Check zwei auf dem Weg zum Arbeitsplatz der Zukunft!

Treibende Kraft ist die Digitalisierung

Treibende Kraft ist die Digitalisierung

In der Umfrage lagen die Antworten drei bis fünf dicht beisammen: eine verstärkte Nutzung technischer Möglichkeiten, neue Formen der Zusammenarbeit und eine Veränderung der Unternehmenskultur. Alle drei sind für unsere Betrachtung relevant. Nur dank der technischen Möglichkeiten, welche sich im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung ergeben, ist es überhaupt möglich, die aktuellen Herausforderungen in Angriff nehmen zu können. Noch vor zehn Jahren hätte uns das Coronavirus IT-technisch sicher in die Knie gezwungen. Internettelefonie steckte zu diesem Zeitpunkt noch in den Kinderschuhen, der Breitbandausbau war bei weitem noch nicht so weit fortgeschritten wie heute, die Cloud, auf welche wir noch gesondert eingehen werden, war nicht mehr als eine Wolke am Himmel und geeignete Software-Lösungen für ein derartiges Unterfangen waren bestenfalls Mangelware.

Womit wir bei der Zusammenarbeit in Zeiten der häuslichen Isolation wären. Die Tage mahnte der Fernsehmoderator und ausgebildete Arzt Eckart von Hirschhausen dazu, hinsichtlich des schützenden Abstandhaltens den Begriff des „Social Distancing“ zu verwerfen und stattdessen lieber von „Physical Distancing“ zu sprechen. Dass es sich hier nicht um Haarspalterei handelt, zeigt eine Analyse der Kommunikation- und Kollaborationsmöglichkeiten aus dem Home-Office heraus. Microsoft Teams bietet beispielsweise alles, was zu einem guten und produktiven Meeting dazugehört. Darüber hinaus sind alle Microsoft-Produkte der Office-Familie integriert. Eine gemeinsame Bearbeitung von Dateien ist daher problemlos möglich und hat sich auch bei uns in den vergangenen Tagen bewährt. Nur eben, dass man nicht physisch zusammenkommt, sondern sich online trifft. Bislang hatte sich dieser Ansatz noch nicht durchgehend etabliert. Auch hier ist die Corona-Isolation somit eine Chance, die Weichen für die Zukunft zu stellen. Übrigens stellt Microsoft die Teams-App vorübergehend kostenfrei zur Verfügung. Wenn sich Mitarbeiter jetzt an die Arbeit mit dem Kollaborations-Tool gewöhnen, steht dessen nachhaltiger Nutzung vielleicht auch in Zukunft nichts mehr im Wege.

Alle vorgenannten Punkte ergeben nun zwangsläufig eine Veränderung der Unternehmenskultur. Die Einstellung zum Home-Office wird sich verändern. Garantiert! Gerade Firmen in Deutschland sind noch geprägt von einer Präsenzkultur und Kontrollzwängen. Wer lange bleibt, als Letzter geht, der erhält die Anerkennung seiner Vorgesetzten. Hier ist ein Umdenken erforderlich. Es gilt, Hierarchien umzustrukturieren, Gewohnheiten zu ändern und neue gesetzliche Grenzen im Sinne des Arbeitnehmerschutzes zu schaffen.

Ah, ja: check, check und check!

Kurzer Dienstweg Cloud

Der große Vorteil von Microsoft Teams und anderen Produkten im Office 365-Portfolio liegt darin, dass sie in der Cloud liegen. Sie können über den Browser jederzeit und von überall aufgerufen werden, zur Not auch über den privaten PC oder das Handy. In den vergangenen Jahren verlagerten deshalb immer mehr Hersteller ihre Programme in die Datenwolke, oder konzipierten neue Produkte gleich von vornherein dafür. Für uns war beispielsweise von Anfang an klar, dass unsere neue checkiteasy-Lösung cloudbasiert sein würde.

Wer seine Programme komplett in der Cloud betreibt, musste sich also in den vergangenen Wochen keine großen Gedanken über die Einrichtung eines Home-Office-Arbeitsplatzes machen. VPN-Tunnel zum Firmennetzwerk und Einstellungen auf der Firewall entfielen. Es musste lediglich sichergestellt werden, dass den Mitarbeitern geeignete Hardware und eine Internetleitung zur Verfügung stehen.

Vor der Corona-Krise war der Ruf nach Cloud-Lösungen noch vornehm verhalten. In der Studie aus dem Jahr 2017 lagen Software-Lösungen aus der Datenwolke auf Rang 8 der Punkte, die vermeintlich den Arbeitsplatz der Zukunft ausmachen werden. Vermutlich haben vor allem Sicherheitsbedenken einen Platz weiter vorne verhindert. Dazu muss man jedoch anführen, dass Cloud-Technologien bei richtiger Handhabung sicher sind und seriöse Anbieter wie Microsoft alle Vorgaben der DSGVO oder anderer deutscher und europäischer Verordnungen einhalten. Darüber hinaus kümmern sie sich um Wartung und Pflege. Auch diesen Abschnitt können wir deshalb mit einem „check“ beenden.

Kurzer Dienstweg Cloud

Der Arbeitsplatz der Zukunft und die Zeit nach der Krise

Auch für die Zeit nach der Corona-Krise gilt unserer Meinung nach: Unternehmen müssen die Vorzüge der Digitalisierung im Sinne eines ganzheitlichen Ansatzes voll ausschöpfen und den Mitarbeitern einen modernen Arbeitsplatz bieten. Und das nicht nur in Vorbereitung einer möglichen neuen Krise. Möge diese uns niemals ereilen! Vielmehr bleibt zu hoffen, dass die Vorteile im Rahmen einer Neuausrichtung des Arbeitsumfeld erkannt werden, und die Entscheider dieser Entwicklung in Zukunft offener gegenüberstehen. In weniger hektischen Zeiten sorgt ein attraktiver und mit innovativer Technik ausgestatteter Arbeitsplatz für mehr Effektivität und Produktivität, einen Wettbewerbsvorteil im Werben um Fachkräfte und er vermag es sogar, die Freude am Arbeiten positiv zu beeinflussen. Immerhin erhöht er die Freiheit des Arbeitnehmers und bringt Zeitersparnis durch weniger Pendeln. Darüber hinaus verbessert er die Work-Life-Balance der Mitarbeiter und ermöglicht eine leichtere Inklusion von Menschen mit eingeschränkter Mobilität. Entgegen einer immer noch in den Köpfen verankerten, gegenteiligen Meinung, fällt die Leistung im Home-Office auch nicht ab. Ganz im Gegenteil schaffen viele Arbeitnehmer zuhause oft mehr, weil viele Stressoren daheim viel weniger ins Gewicht fallen. Natürlich muss man eine angemessene Verteilung der Tage im Home-Office anstreben. Der aktuelle Zwang, sein Leben auf die eigenen vier Wände zu reduzieren, fungiert ja, wie wir alle am eigenen Leibe feststellen, selbst als stressauslösender Faktor.

Aber diese Phase wird irgendwann überwunden sein. Hoffentlich bald!