Update: checkiteasy – Logbuch der Neuerungen in unserer Softwarelösung

In diesem Logbuch möchten wir Sie regelmäßig über alle Neuerungen hinsichtlich unserer Softwarelösung checkiteasy auf dem Laufenden halten.

Der Monat Januar 2019 markierte einen bedeutenden Meilenstein in unserer Unternehmensgeschichte. Mit dem checkiteasy, der Erweiterung für die Sage 100, brachten wir ein einzigartiges Tool auf den Markt, das alle relevanten Daten aus unterschiedlichen Bereichen der Business Software Sage 100 in der Cloud zusammenführt, sie anschaulich darstellt und um wichtige Funktionen erweitert. Beispielsweise können über die ERP-Schnittstelle Abrechnungen erstellt und Firmenkontakte gepflegt werden. Es lässt sich leicht einrichten, erlernen und mit Office 365 synchronisieren.

Bereits seit dem Produktlaunch enthalten ist ein umfangreiches Ticketsystem für einen besseren Kundenservice sowie umfangreiche Auswertungsoptionen und Dashboards für schnelle Entscheidungen. Verkaufschancen geben Ihnen darüber hinaus jederzeit einen Überblick über alle Vertriebsmöglichkeiten. Den reibungslosen Ablauf aller Projekte garantiert zudem ein Checklistensystem.

Unser unermüdliches Entwicklerteam arbeitet jedoch kontinuierlich daran, die Softwarelösung weiter zu verbessern und individuelle Kundenwünsche umzusetzen.

checkiteasy Update Januar 2020

Intelligente Kontaktzuweisung bei automatisiertem E-Mail-Eingang

Die Ermittlung des Kontakts bei Eingang einer E-Mail erfolgt über die E-Mail-Adresse. Erkennt das System die E-Mail-Adresse nicht, versucht checkiteasy die E-Mail einem Ticket zuzuordnen. Kann die Nachricht anhand einer Ticketnummer eindeutig einem bestehenden Ticket zugeordnet werden, wird der dort hinterlegte verantwortliche Ticketkontakt hinterlegt. Ist dies nicht der Fall, legt checkiteasy ein neues Ticket an. Ist für den Kunden im System bereits ein Standardkontakt definiert, wird dieser in das neue Ticket übernommen; der Vorgang ist abgeschlossen. Ist jedoch kein Standardkontakt definiert, sucht checkiteasy weiter, jetzt in den allgemeinen Kontakten. Wird das System auch hier nicht fündig, kommt die dritte Suchinstanz zum Tragen. Hier verwendet checkiteasy den ersten User mit der gleichen E-Mail-Domäne. Existiert die Domäne noch nicht im System, zum Beispiel bei einem Erstkontakt, bleibt der Kontakt schließlich frei.

Erweiterter Eigenschaftsdialog von Datumsfeldern

Der Eigenschaftsdialog für die Eingabe von Start- und Endzeitpunkten eines Termins im checkiteasy wartet nun mit einem erweiterten Datumsfeld auf, das eine einfache manuelle Erfassung von Uhrzeiten ermöglicht. Das Eingabefeld ist mit einem Uhr-Symbol gekennzeichnet. Bestätigen Sie Ihre Zeiteingabe mit „OK“.

Tipp: Sind Sie in der Kalenderanzeige einige Monate in die Zukunft gesprungen, möchten aber wieder zurück zum heutigen Tag wechseln, betätigen Sie einfach die Schaltfläche „Heute“.

Kleinere Änderungen in Ticketanzeige und Zeiteinträgen

Die Ticketanzeige sowie Zeiteinträge erfuhren eine visuelle und funktionelle Überarbeitung. So ist jetzt die Dauer von Aktivitäten im Ticket standardmäßig Teil der Ansicht. Damit Sie geplante und getätigte Aktivitäten leichter vergleichen können, übernimmt checkiteasy darüber hinaus fortan eingegebene Zeiteinträge in den Kalender. Diese Funktion kann in den User Details in der Userverwaltung nach Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden. Die Berechtigung dafür besitzt in der Regel nur der Administrator.

Tipp: Behalten Sie Ihre Aktivitäten oder die Ihrer Kollegen immer im Auge! Die Schaltfläche “Aktivitäten” liefert eine Übersicht aller Einträge. Mithilfe der Filterzeile selektieren Sie einzelne Typen, Tickets, Personen, Themen oder Zeiträume.

checkiteasy Update 2. Quartal 2019

Bisher unterstütze checkiteasy zwei Vertragsarten: Individualverträge und Serviceverträge. Mit der neuesten Version stehen weitere Vertragsarten zur Auswahl.

Bei der Anlage von Terminen in Verbindung mit einer Verkaufschance werden in der Terminbeschreibung nun auch alle Tickets mit aufgeführt, die der Verkaufschance zugeordnet sind. Genauso werden einem neuen Tickettermin alle dazugehörigen Verkaufschancen zugeordnet.

Das Ticket-Detailformular für externe User entspricht fortan dem für interne User. Felder, die der Kunde nicht bearbeiten soll, sind immer ausgeblendet. Welche Felder betroffen sind, ist durch die vergebenen Berechtigungen geregelt.

Seit Ende April existiert die neue Entität „Kampagne“. Diese ermöglicht die Anlage einer Kampagne und dazugehöriger Kampagnen-Termine. Für jede Kampagne können individuelle E-Mails erstellt werden. Ferner ist die Erfassung von Meilensteinen im Rahmen der Kampagne möglich. Die Meilensteine werden bei automatischer Anlage von Verkaufschancen übernommen.

Auch bei keiner Kampagne zugeordneten Verkaufschancen ist nun die Erfassung von Meilensteinen verfügbar.

Für den Versand von Verkaufschancen, Ticketnotizen und Kampagnennotizen können Sie nun E-Mailvorlagen anlegen und vor dem Versenden die passende auswählen.

Da einige Mitarbeiter in Tickets oder Verkaufschancen womöglich nicht zur Auswahl stehen sollen, gibt es nun die Möglichkeit, Mitarbeiter mit einem Tag zu versehen. Vorzunehmen ist dies im Bereich „Administration“ unter CRM –> Tags –> Mitarbeiter Tag. Vorsicht: In Tickets und Verkaufschancen können nur Mitarbeiter ausgewählt werden, die den Tag erhalten.

Genauso können Tickets fortan nur Kontakte zugeordnet werden, die nicht durch den Tag „keine Ticketbearbeitung“ ausgeschlossen wurden. Ist dieser Tag gesetzt, steht der entsprechende Kontakt in der Auswahlliste nicht mehr zur Verfügung. Die Einstellung kann im Bereich „Administration“ unter CRM –> Tags –> Contact Tag vorgenommen werden. Die Entität „Kampagnen“ ist nach diesen Tags filterbar.

Eine neue Farbeinstellung erleichtert die Unterscheidung der Fälligkeiten von Tickets und Verkaufschancen. Ist die Fälligkeit gleich dem aktuellen Tagesdatum, wird das Ticket künftig gelb markiert. Erst wenn die Fälligkeit definitiv überschritten ist, werden Ticket oder Verkaufschance rot gefärbt. Die Farbgebung für fehlende nächste Termine (blau) und den Status „Abgeschlossen“ (grün) bleiben unverändert.

checkiteasy Update 1. Quartal 2019

Bislang war im System hinterlegt, dass der Kunde bei neu angelegten und bei abgeschlossenen Tickets stets automatisch mittels E-Mails über den Vorgang informiert wird. Fortan können Sie in der Administration festlegen, ob dies geschehen soll, da eine Übermittlung in Einzelfällen wie etwa bei Reklamationen oft nicht gewünscht ist.

Eine weitere Neuerung betrifft die kundenseitige Anpassungsfähigkeit einzelner Datenbankinstanzen der Softwarelösung. Die wichtigen Entitäten verfügen über eingebaute Userfields, welche über den Windows Client umbenannt und in vorhandene Formulare und Listen eingebaut werden können. Diese Änderungen können dann auf alle User für die Web- und Windows-Applikationen kopiert werden. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang: Neue Entitäten können aktuell jedoch nur von uns angelegt werden und sind lizenztechnisch abgrenzbar. Um die Funktionen zu nutzen, müssen Sie also erst die passende Lizenz erwerben.

Seit Februar 2019 ist checkiteasy zudem vollständig auch in englischer Sprache verfügbar. Dazu wählen Sie bei der Anmeldung im Feld „Sprache“ die Option „Englisch“ aus.

Weitere Informationen finden Sie in Unseren Projekten, eine Übersicht über die Funktionen von checkiteasy ist zudem hier einzusehen.